no business

För företag

Digital HR-avdelning

HR-avdelningen blir mer och mer verksamhetsorienterad och det ställer krav på att HR-personalen har god kännedom om företagets strategi, verksamhetsområden och kunder. För att företaget ska vara konkurrenskraftigt måste det vara en attraktiv arbetsplats som drar till sig de bästa medarbetarna, för att säkra att ledning och medarbetare kan arbeta så effektivt som möjligt och utveckla organisationens kompetens genom bra HR-tjänster. Dokumentflödet i HR är ofta komplicerat med varierande volym och arbetsmängd. HR hanterar ett stort antal känsliga dokument för varje arbetstagare och man måste därför ha strikta rutiner för att tillvarata detta. Informationshanteringen i HR innebär att man samlar information på ett ställe och ökar flexibiliteten, tillgängligheten och delningen av informationen med relevanta intressenter i organisationen – på ett enkelt och säkert sätt.


För oss på Canon handlar det om att digitalisera HR och automatisera processerna inom rekrytering, On-Boarding (inslussning av nyanställda), ledarskap och Off-Boarding (utfasning av anställda). Vi bidrar till att reducera den tid som används på manuella arbetsuppgifter och koncentrerar resursanvändningen till kärnområdena. Våra lösningar baseras på en av marknadens bästa och mest flexibla ECM-plattformar för digital dokumenthantering, och detta förbättrar kvaliteten på tjänsterna som HR utför i organisationen. Med all information på en enda plattform kan HR ge tillgång till nödvändig information till rätt person var som helst och när som helst, och med en säkerhet som uppfyller regelverken enligt PUL och dataskyddsförordningen GDPR.

Automatisera, styra och knyta samman HR-processerna

HR jobbar gärna med specialsystem som lönesystem, kompetenssystem och rekryteringslösningar, tillsammans med manuella och pappersbaserade processer. Väldigt många arkiverar fortfarande personalmappar i fysiska arkiv och många processer bygger på att följa manuella checklistor.


Canon kan bidra till att automatisera, styra och knyta samman HR-processerna så att ni kan jobba mer effektivt, och mer digitalt. HR-processerna kan alltså effektiviseras mellan avdelningar och personer som är involverade i processerna, och resultera i ökat samarbete, informationsdelning och automatisk uppföljning av arbetsuppgifter i organisationen.

Rekrytering

Rekryteringsprocessen medför ofta mycket dokumentation och korrespondens mellan rekryterare, chefer och sökande. Mycket av den information som hanteras innehåller personupplysningar och måste behandlas därefter. Många använder idag lösningar för att hantera rekryteringsprocessen – med annonsering, registrering av sökande, uppladdning av CV och annan relevant information. Den informationen ska medfölja den sökande som till sist utses, och finnas kvar i personalmappen hos HR. 


Canon hjälper till att styra aktiviteterna och hantera informationen i hela rekryteringsprocessen, eller att täppa igen hålen där dagens lösning inte kan hantera hela processen och övergången till inslussningen – On-Boarding-processen.

On-Boarding

Det är mycket som ska på plats och ofta är många involverade när nya medarbetare ska välkomnas in i organisationen. Ju snabbare nya medarbetare blir operativa och produktiva, desto snabbare får organisationen avkastning på resursinvesteringen. Canon hjälper till att ge nya medarbetare en bättre upplevelse av infasningen genom att strukturera processen och bidra till att alla som är involverade genomför uppgifterna effektivt, så att all dokumentation, utbildning och material finns på plats och genomförs.

Ledarskap

En verksamhetsorienterad HR-avdelning jobbar med att utveckla organisationens kompetenser och resurser, att skapa en god miljö så att medarbetarna är nöjda samt att underlätta för tillväxt och lönsamhet i organisationen. Många av de dagliga processerna i HR handlar om att hantera information och göra den tillgänglig, till exempel att besvara förfrågningar och starta processer som utlöses av behov och händelser i organisationen. Det kan gälla en sjukanmälan, någon som slutar, organisationsförändringar eller behov av fler resurser. En digital HR-avdelning har digitala personalmappar och det blir enkelt att hitta all relevant information på ett enda ställe. Informationsbehoven och de vanligaste förekommande förfrågningarna kan hanteras via självbetjäningslösningar.


I dag jobbar många HR-avdelningar mycket med pappersdokument, till exempel blanketter, mallar och avtal som ska undertecknas. Att följa upp en godkännandeprocess där en medarbetare ska skriva under ett dokument är bara det tidskrävande. Processer som godkännanden och uppföljning kan automatiseras så att HR kan använda huvuddelen av tiden till organisationsutveckling. Som stöd till HR i organisationsutvecklingen kan Canon hjälpa till med en Rapportmodul, som mäter KPI (Key Performance Indicator; nyckeltal) och fångar upp flaskhalsar och avvikelser i ett tidigt skede.

Off-Boarding

När en medarbetare slutar är många parter involverade, precis som vid anställning. I de flesta HR-avdelningar baseras utfasningen av medarbetare på checklistor och manuella uppgifter och uppföljningar. Det viktigaste när en anställd ska fasas ut är att det sker på ett snyggt sätt, samtidigt som säkerheten ska tas till vara genom att avsluta tillträdet för medarbetaren, så att företagets värden inte riskeras. I en digital HR-avdelning automatiseras uppföljningen av varje deluppgift, alla lösa trådar samlas in och medarbetaren får en bra avslutningsprocess.







Nästa steg