Ny undersökning bland över 500 svenska företag visar: Papperslösa kontoret är långt borta, säkerheten glöms bort och krånglande kopiatorer är största irritationsmomentet

Canon har nyligen genomfört ”Kontorspanelen”, en undersökning bland över 500 svenska företag om deras informations- och dokumenthantering samt planer för framtida investeringar. Undersökningen visar att vi har långt kvar till det papperslösa kontor som i takt med att datorer blivit standard och all dokumenthantering digitaliserats ibland målas upp som ett troligt framtidsscenario. Vidare visar undersökningen att även om säkerhet står högt på företagens agenda och är ett av de områden som företag vill investera i, så gäller säkerhetstänkandet bara digital information – och inte när informationen väl hamnat på papper.

Canons ”Kontorspanelen” har genomförts bland inköpsansvariga av kontorsmaskiner på cirka 550 svenska företag för att undersöka deras strategi och planer för informations- och dokumenthantering. Bland företagen är det en jämn föredelning mellan små, mellanstora och stora företag, olika branscher och antal anställda.

Framtida investeringar sker i säkerhet och lagring
”Kontorspanelen” visar att säkerhet är det områden som flest företag är intresserade av att investera i, där 50 procent svarade att det är aktuellt eller mycket aktuellt att investera i produkter eller tjänster för ökad säkerhet (1). På samma sätt svarade 45 procent att utökade resurser för datalagring var intressant och 35 procent att de ville investera i kontorsmaskiner som copyprinters (kombinerar dokumenthanteringsfunktioner som utskrift, kopiering, skanning och fax).

När det gäller framtida behov för just utskrifts- och dokumenthantering så anger 40 procent att behovet för utskrifter och kopior i färg ökar, och nästan 35 procent säger att de behöver verktyg för att kunna hitta dokument enklare. På tredje plats kommer ”maskiner som själva håller reda på och larmar när det är dags för service och underhåll” (23 procent).

Förvånande, med tanke på det ökade behovet av säkerhetslösningar, är att endast 18 procent ser ett ökat behov av ”ökad säkerhet för dokument och utskrifter, exempelvis genom en lösenordsskyddad copyprinter”. Endast 10 procent ansåg att snyggare design på maskinerna är ett prioriterat område, där de flesta av respondenterna var inom reklam och marknadsföringsbranschen.

Säkerhetspolicyn gäller bara digitala dokument
När det gäller säkerhet så säger också 51 procent av de undersökta företagen att deras kontorsmaskiner omfattas av företagets säkerhetspolicy, medan 17 procent inte vet. Samtidigt säger 60 procent av de tillfrågade att de dagligen eller någon gång i veckan hittar dokument i skrivaren eller copyprintern som inte är deras. Dessutom skriver nästan 30 procent ut dokument igen, eftersom de förlagt dem eller glömt dem i utskriftsfacket.

- Man kan tolka resultaten så att de flesta företag bara ser eventuella säkerhetshot om de kommer utifrån och via företagets nätverk. Men särskilt större företag borde också se över regler för dokumentåtkomst, för utskrift, att föra ut dokument från arbetsplatsen och så vidare. Slående är ju att endast 18 procent ser ett ökat behov av säkerhetslösningar som en lösenordsskyddad copyprinter – vilket är ett väldigt enkelt sätt att göra den fysiska dokumenthanteringen säkrare, säger Ulf Tikkanen, produktmarknadschef på Canon.

Dålig koll på kostnader
Av de tillfrågade hade 18 procent ingen koll alls på sina utskriftskostnader. Samtidigt anger hela 65 procent att de upp till fem gånger varje dag (2) skriver ut dokument i onödan. Det främsta skälet är att man helst vill läsa på papper (61 procent), därefter att man upptäckt fel i dokumentet, medan nästan 30 procent antingen förlagt dokumentet eller glömt det i skrivaren.

- Det finns ett tydligt behov hos svenska företag att få bättre kontroll på sina kostnader. Man kan med ett enkelt räkneexempel visa hur ett företag med cirka 50 anställda kan spara ett antal hundratusen kronor per år bara genom att ersätta ett antal mindre skrivare med en centraliserad lösning för utskrifter, säger Ulf Tikkanen.

Största irritationsmomenten
Rätt använda kan kontorsmaskiner effektivisera och förenkla tillvaron på en arbetsplats men det är också kopiatorer och skrivare som är största källan till irritation. Hela 51 procent anser att skrivare som krånglar är det största irritationsmomentet, tätt följt av 44 procent som inte gillar när kopiatorerna inte fungerar. Kollegor som stör när man är mitt uppe i något viktigt är ganska irriterande (16 procent) och samma sak gäller gamla matrester i kylen (14 procent), och kollegor som talar högt i telefon eller rökpauser är det bara 10 procent som tycker illa om. Bara dryga 3 procent anser att folk som flirtar öppet på jobbet är störande, vilket kan tolkas som att vi svenskar inte är så hetlevrade och därmed inte flirtar alls, eller att vi alla är svaga för lite romantik – även på jobbet.

(1) Baseras på de respondenter som kryssat i 3-5 på en skala 1-5 där 5 är mycket aktuellt.
(2) Mellan 1-5 gånger per dag

Högupplöst illustration kring frågan ”dina framtida behov för dokument- och utskriftshantering” finns på:
www.canon.se/bildarkiv


 
Högupplösta bilder hittar du på www.canon.se/bildarkiv
 
För ytterligare information, kontakta:
Ulf Tikkanen
Produktchef Office Print
Canon Svenska AB
Tel: 08-744 85 23
E-post: ulf.tikkanen@canon.se
 
Företaget Canon
Canon Svenska AB marknadsför och säljer branschledande produkter och lösningar för kontorsmiljö och professionell tryckerimarknad genom franchisingkedjan Canon Center och fristående leverantörer. Företaget marknadsför och säljer också produkter och lösningar inom bildhantering till konsument genom rikstäckande kedjor, distributörer och enskilda fackhandlare. Canon Svenska AB har drygt 430 anställda och omsätter ca 1682 miljoner kr/år. Det svenska huvudkontoret ligger i Stockholm, där Canon Svenska AB är en del i den världsomspännande koncernen Canon Inc med säte i Japan. Koncernen har över 108 000 anställda – varav 11 000 i Europa – och omsätter cirka 240 miljarder kronor. 8,1 % av omsättningen år 2004 investeras i forskning och utveckling. Betydande forskarinsatser görs för att få alla företagets produkter och processer så miljöanpassade som möjligt, då koncernen prioriterar miljöfrågorna högt. Mer information om Canon finns på www.canon.se
 

spacer
					image

Nyheter