Accelerate, St. James’ Hospital improves health information management using Canon document solutions

St. James' Hospital: förbättra produktiviteten och patientupplevelsen

Utmaningen

St James' Hospital, som är ett av de största universitetssjukhusen i Europa, har över 3 500 anställda och 110 konsulter i 11 klinikstyrelser och 10 avdelningar. Där finns den mest besökta akutmottagningen i Dublin, vilken bara under 2010 fick 45 230 patientbesök.

År 1998 var St James' i framkanten vad gäller att börja använda elektronisk dokumenthantering (EDM). Efter råd från Canon infördes ett arkiveringssystem på akutmottagningen och på socialvårdsavdelningen för att organisera och effektivisera den enorma mängden pappersarbete.

Dokumenthanteringen var dessförinnan en arbetsam process. IT Operations Manager Marie Sinnott förklarar: ”Patienter fick ett fysiskt kort med sin information. Detta lämnades över till läkaren och lämnades sedan tillbaka. Korten förvarades i skåp. Det här ökade risken för fel, till exempel förlust av en fil, kunde leda till längre väntetider, konsultationstider och behandlingstider.”

2004 började St James' utvidga sin EDM-portfolio och införde två SAP ERP-moduler för transaktionsbearbetning och företagshantering. Men Pat Bailey, SAP System Support på sjukhuset, minns att: ”Vi insåg att medan SAP-moduler utförde jobbet perfekt på finans- och HR-avdelningar fanns det utrymme för förbättringar av lagring, indexering och hämtning av filer”.

Accelerate, St. James’ Hospital improves patient experience using Canon document management solutions

Canons lösning

Efter en omfattande marknadsundersökning valde sjukhuset Canons dokumenthanteringslösning: ”Det blev ett naturligt steg framåt med tanke på hur väl det fungerade på andra ställen på sjukhuset.” Men Bailey minns att han hade ett tekniskt bekymmer: ”Hur bra lösningen än verkade vara, skulle den kunna integreras med SAP-modulerna? Svaret blev ja, lätt”.

"Hämtningsprocessen brukade ta allt från 5 minuter till en timme. Nu tar det bara några sekunder."

Fördelar

På akutmottagningen märktes fördelarna direkt: ”Med den nya Canon-lösningen fylls patientens kort bara i och scannas en gång. Läkaren kan sedan hitta och hämta det digitalt. Hämtningsprocessen brukade ta allt från 5 minuter upp till en timme, beroende på var det fanns lagrat. Nu tar det bara några sekunder.”

Men Sinnott insåg snart att tekniken hade mer potential än bara arkivering, snabb filsökning och hämtning: ”Lösningens lagringskapacitet är oändlig. Och framför allt är lösningen mångsidig. Vi insåg att vi även kunde använda den på klinikens bildavdelning. Faktum är att det blev allt tydligare att den kunde underlätta arbetet på alla avdelningar”.

Nästa på tur att dra nytta av lösningen var finans- och HR-avdelningarna: ”Den ger oss möjlighet att lagra viktiga, konfidentiella filer på ett ställe. Ett avancerat administrativt läge säkerställer att åtkomst endast beviljas behöriga personer. Det är ett enkelt, effektivt och säkert digitalt lagringssystem som gör att användarna på HR- och finansavdelningarna kan arbeta snabbt. Om det uppstår ett problem behöver man inte tillbringa upp till en timme åt att söka i arkivskåp, utan behörig personal kan nu använda det unika märkningssystemet för att identifiera problemet och åtgärda det på under en minut”.

"Det resulterar i en mer fokuserad och professionell service."

Accelerate, St. James’ Hospital boosts productivity using document management software from Canon

Andra avdelningar som har dragit nytta av Canons hanteringslösning för hälsoinformation är klinikens bildavdelning – där digitala bilder (tagna med Canon EOS 1Ds Mark III-kameran), som Sinnott förklarar: ”nu sparas direkt i patientens fil och förvaras säkert för att undvika förlust eller obehörig åtkomst. Bildloggning gör att konsulten kan övervaka återkommande problem, såsom en hudåkomma, mer effektivt.”

För både Sinnott och Bailey är fördelarna med Canons lösning inte bara det papperslösa kontoret, den har även radikalt förbättrat upplevelsen för dess slutanvändare, patienterna själva. ”Patientjournaler kan nås centralt så att den behandlande läkaren kan visa tidigare klinikers information, vilket ger patienten en bättre upplevelse... Det resulterar i en mer fokuserad och professionell service.”

För Bailey är det starkaste argumentet för Canons lösning återkopplingen från sjukhuspersonal: ”De avdelningar som redan har implementerat lösningen undersöker olika sätt att maximera dess potential. Avdelningarna som ännu inte gjort det vill ivrigt komma igång.” Sinnott avslutar: ”Resultaten har visat att det är en enkel övergång som är värd besväret för alla avdelningar.”

Läs mer

Kontakta oss

Upptäck hur vi även kan hjälpa din verksamhet att accelerera

Läs mer