BUSINESS BYTES

En strategi för framgång – och processen bakom den

  • Postad 10 månader sedan
  • 2 minuters läsning

Varje team inom en organisation, oavsett storlek, spelar en roll i dess övergripande framgång. Dagens företagsledare förväntas i allt högre grad att arbeta tillsammans och med olika team, och samla in relevanta data från alla affärsenheter för att kunna fatta välgrundade beslut om allokering, budget och investeringar. Detta innebär att det är mycket viktigt för dem att kunna skaffa rätt information, i rätt format, vid rätt tid.

Många organisationer lägger ner mycket tid på jaga rätt på pappersdokument, vilket saktar ner takten på beslutsfattandet. Och i dagens alltmer konkurrensutsatta miljö är snabbare beslut ett säkert sätt för ett företag att uppnå fördelar och ligga steget före konkurrenterna. Förseningar kan vara ett betydande affärsproblem, det kan försämra produktiviteten och medarbetarnas motivation.

Men vad orsakar dessa förseningar? Dålig datahantering är ett vanligt problem. I många fall när man behöver information snabbt kan medarbetarna fokusera för mycket på processen att skaffa den. En pappersfaktura som levereras till ekonomiavdelningen kan till exempel ha börjat med en elektronisk beställning (som är registrerad i faktureringssystemet) och inkludera ett underskrivet papperskontrakt(som är arkiverat på den juridiska avdelningen). Det innebär att det finns tre relaterade dokument, i tre olika format sparade på tre olika platser. Om det uppstod ett problem med beställningen eller kunden hade en fråga kunde det ta flera dagar att lösa eftersom de anställda var tvungna att jaga efter flera olika dokument utspridda på olika platser.

Men i en perfekt värld skulle de anställda inte behöva lägga timmar på att leta efter information, speciellt om denna information behövs för att lösa ett potentiellt problem eller svara på en fråga. Fokus bör inte vara på att hitta data – det ska vara på att använda dem.

För avdelningschefer är nyckeln till att fatta snabba, korrekta, strategiska beslut att kunna hämta in och organisera all relaterad information i elektroniska dokument som är lätta att hitta. Avancerade skanningslösningar kan knyta ihop avdelningar genom att man kan skanna dokument till en enda säker central elektronisk databas som hålls uppdaterad och korrekt över en rad olika affärsfunktioner. Avancerade skanningslösningar gör också att dokument kan indexeras enligt ett koncept som är logiskt för företaget, vilket gör att användarna kan söka och hämta dokument baserat på olika kriterier. Tekniker som teckenigenkänning och taggning av metadata är också nyckeln till korrekt klassificering av tillgångar, vilket gör sökning och identifiering nästan omedelbar.

Allt detta kan inte bara göra anställda mer produktiva, det säkerställer också att hämtning av dokument bara är ett steg i processen av att samla ihop data, istället för en process i sig själv.

I takt med att vi blir allt mer beroende av data, blir det också allt viktigare att dessa data är korrekta och att informationshanteringen är effektiv över flera olika avdelningar på företaget. Ett bra system för att hantera och fånga in dokument kan inte bara förbättra arbetsflödet, utan också förbättra beslutsfattandet hos dem som har ansvar för processen, vilket är avgörande för att få ökat inflytande i styrelserummet. En sådan lösning ska därför inte bara ses som ett verktyg för effektivitet, utan också ett viktigt strategiskt verktyg.