BUSINESS BYTES

Hur kan verksamheter hantera förändring på ett effektivt sätt?

  • Postad 7 månader sedan
  • 3 minuters läsning

I dagens föränderliga miljö lönar det sig inte för företag att vänta på att takten ska sakta ner. Förändring, vare sig det gäller digitalisering, mobilisering, appar eller den obevekliga ökningen av sociala medier, har blivit en del av den moderna affärsmiljön. Företag borde istället se förändring som något positivt. Om de inte utvecklas ständigt riskerar företag att hamna steget efter och se sina konkurrenter ta över.

Men förändring är tufft och det är svårt att bryta gamla vanor. Bara fråga någon som har försökt sluta röka! Hur mycket svårare måste det vara för en hel organisation att förändras? Tänk på hur många parter som är inblandade, antalet medarbetare och alla olika avdelningar – för att inte nämna externa faktorer som ekonomin eller tekniska framsteg. Omstrukturera ett team, investera i tillväxt eller vinna ett kontrakt – varje milstolpe inom företaget är början till en förändring. Så hur kan företag göra förändringar lättare att införa?

Det kanske kan verka självklart, men det första steget är att förbereda inför förändringen. Med andra ord: planera för flexibilitet. För att kunna bygga upp rätt dynamik och verkligen vara förberedd inför en stor förändring måste företagsledare förstå den externa miljön och anpassa företagets funktioner till den. Ju mer flexibelt ett team är, desto bättre förberedda är de för att hantera faktorer som de inte kan kontrollera. Med effektiva processer för förändringshantering kan företag gå framåt med större tillförsikt.

Planering har också en annan fördel – folk förbereder sig inför en förändring när de på ett tidigt stadium kan se, eller är involverade i, planeringen. Att få personalen på sin sida tidigt lönar sig längre fram eftersom det är mer troligt att folk ändrar sitt beteende om de känner att de har varit involverade i beslutsfattandet. En lyckad strategi för förändring involverar en djup förståelse för vem som kan underlätta och driva förändringen. En heltäckande plan är både ett bra verktyg och ett sätt att hålla koll på framstegen.

Lyckad förändringshantering innefattar alla berörda parter och kräver att de bidrar till att göra förändringar. Det leder därför till närmare samarbete mellan olika avdelningar så att alla medarbetare är positiva till förändringen. Nästa steg är att bilda ett förändringsteam för att utforma ändringsplanen och se till att den blir framgångsrik. För att detta team ska bli så effektivt som möjligt bör det bestå av medarbetare från alla delar av organisationen, inte bara komma från en funktion.

Undersök om det finns möjligheter till extra utbildning eller utveckling som kan underlätta processen. Om medarbetare flyttas runt och får nya uppgifter bör cheferna överväga att ge dem utbildning. Ta dig tid att diskutera med chefer om hur ni kan identifiera anställda som har svårt att jobba med förändringen. Ha en kurs för nya chefer för att hjälpa dem att leda sina team genom förändringen. Detta kan ske internt, genom en konsultfirma eller onlineutbildning.

Och slutligen, se till att förändringen verkligen äger rum. Många organisationer inleder en förändringsprocess, börjar implementera dem och tappar sedan fart när andra uppgifter prioriteras. Men om du kan förbättra IT-infrastruktur, företagsprocesser och drifttid och säkerhet för data genom förändringar så kommer det att leda till tillväxt för verksamheten som helhet.

Det är viktigt att hålla uppe takten efter den första spänningen har lagt sig. Många företag tappar fokus och när paradigmskiften sker är det de som tvekar som ofta förlorar.