BUSINESS BYTES

Sätt ekonomichefen i förarsätet

  • Postad 3 år sedan
  • 3 minuters läsning

Unicitet och individualism är modeord för alla som säljer konsumentprodukter nuförtiden – med allt från kläder till iPhone har konsumenterna aldrig tidigare haft så mycket att välja på. Detta, i kombination med allt kortare produktcykler, orsakar stora problem för tillverkarna. De måste se till att nya produkter utvecklas, testas och levereras inom denna tid och med alla viktiga delar – såsom dokumentation, utbildning och marknadsföring – på plats.


Inom allt detta ligger fokus för ekonomichefer med rätta på pengahanteringssidan av verksamheten. Men alltför ofta innebär detta att driftsidan förbises. Medan det är klart bäst att låta driftschefer och divisionschefer sköta den dagliga verksamheten, har ekonomichefer inte råd att lämna över ansvaret helt och hållet.Det beror inte bara på att driftsfrågor är enormt viktiga för den ekonomiska förvaltningen, ekonomichefernas position gör även att de är perfekt placerade för att maximera intäkterna och minimera kostnaderna.


Ett bra exempel på detta från tillverkningsindustrin är frågan om produktinformation – från produktens tekniska dokumentation till användarhandböcker.


Ovannämnda kortare produktcykler och ökande anpassningsgrad skapar ett problem med alla de dokument som medföljer de flesta produkter. Oavsett om det är en enkel bruksanvisning eller ett omfattande utbildningsprotokoll för en ny programvarulösning, är informationen som medföljer varje variant av en ny produkt dyr och ekonomiskt viktig – underlåtenhet att producera dokumentation i tid kan innebära att man missar leveransdatum, vilket i sin tur har stor påverkan på kassaflödet och förlust av framtida förväntade intäkter.


En effektiv ekonomichef kan utgöra den avgörande skillnaden mellan framgång och misslyckande i denna typ av situationer, genom att införa kompatibla processer för informationshantering för att säkerställa att dessa områden inte bara är ihågkomna, men även bidrar till organisationens övergripande finansiella ställning. När allt kommer omkring står informations- och dokumenthantering för 15 procent av ett företags totala utgifter, så kostnadsstyrning inom detta område är helt klart väsentligt.


En teknik som används av många tillverkare för att hantera kostnader är ”just-in-time”. Men i många organisationer har denna teknik inte införts för produktinformationsprocesser. I stället för att lagra manualer eller producera flera översatta versioner av en handbok för begränsade marknader, kan skräddarsydd information och dokumentation lämnas ut endast när det behövs till slutanvändare eller representanter från leverantörskedjan. På detta sätt kan man göra besparingar i papper, tryckning, översättning, lagring och transport.


En annan möjlighet att hantera kostnader är att ge personalen skräddarsydd, aktuell produktinformation. Forskning visar att detta kan minska antalet frågor till handledare från servicetekniker med över 90 procent, vilket är ett konkret bevis på tesen att korrekt information till rätt personer minskar ineffektivitet. Ytterligare ett exempel: förhandspublicering av utbildningsmaterial innebär att sälj- och servicepersonal kan vara redo att svara på frågor direkt från lanseringsdatum, och därigenom maximera företagets konkurrensfördelar.


Förutom att hitta möjligheter för kostnadshantering inom detta område, finns det också en möjlighet att generera intäkter. I sektorer där det finns en eftermarknad för information – som för återvunna rymdturbiner – är det dyrt att få tag på nya exemplar av handböcker.  En ekonomichef som medveten om dessa nya möjligheter att generera intäkter kan se till att de utnyttjas och förvandla outnyttjade resurser – som produktinformation – till vinstgeneratorer.


Vid första anblicken verkar dessa frågor passa bättre för driftschefer än för ekonomichefer. Men att genomföra den här typen av policyer kräver investeringar. En engagerad ekonomichef kan arbeta med de berörda avdelningarna för att identifiera var de förväntade intäkterna kan motivera investeringen och agera därefter.


Mer allmänt bör dock ekonomichefer inse att deras position inom företagsstrukturen – att inte vara direkt involverade i den dagliga driften, men hålla ett öga på resultaten – ger dem ett perfekt ”utifrånperspektiv” för att kunna identifiera ineffektiviteter och möjligheter.