BUSINESS BYTES

Alla goda ting är tre

  • Postad 3 år sedan
  • 2 minuters läsning

Skoningslös effektivitet krävs alltid i styrelserummet, men genomsyrar inte alltid det dagliga arbetet. Det är även källan till såväl ambition som ångest hos många av dagens kontorsarbetare. Allt ska produceras snabbare och billigare. IT-avdelningarna känner av det ökade trycket då de uppmanas hjälpa de anställda att uppnå dessa (ibland omöjliga) mål.


Ökad produktivitet har alltid prioriterats, men blir nu allt mer akut när organisationerna kämpar med ständigt ökande informationsmängder som saktar ned verksamheten. Anställda tillbringar för närvarande chockerande 25 minuter per dag med att söka efter gamla dokument! Multiplicera denna siffra med antalet anställda i din organisation och antalet veckodagar, så blir det stora slöseriet tydligt. Vad kan då du göra åt det?


IT-chefer nämner ofta smidighet, tydlig kommunikation samt rätt verktyg och infrastruktur till personalen som nyckelfaktorer för att skapa produktivitet på kontoret. Har du däremot någon gång sökt efter produktivitetstips på Google? Ändlösa listor verkar vara den vanligaste lösningen. ”Fem tips som ökar produktiviteten på kontoret”, ”Åtta tekniktips som hjälper ditt företag”, ”Fyra produktivitetstips som hjälper alla småföretag” ... det verkar som om allt du behöver göra är välja en siffra!


Vår siffra är mycket hanterbar: TRE. Anställda runtom i Europa berättar för oss att produktiviteten enkelt kan förbättras genom tre enkla faktorer: centrala lagringssystem, standardiserade processer och utbildning.


Rätt infrastruktur borde bara vara startpunkten, men är något som IT-avdelningar ofta kör fast i. Det är också mycket viktigt att tekniska chefer inte glömmer bort I:et i ”IT” och att de riktar sina ansträngningar mot hantering av information.


Varför? För att nästan hälften av alla kontorsanställda uppger att företagets produktivitet begränsas på grund av att information inte delas effektivt. Detta är ett stort och onödigt slöseri med organisationens resurser och budget, och leder till onödigt dubbelarbete. Slöseriet kan dessutom enkelt åtgärdas genom skapandet av standardiserade processer. Olika organisationer behöver olika procedurer som kan innefatta allt från huruvida dokument lagras i pappersformat eller digitalt format till ett konsekvent sätt att namnge filer.


Det räcker dock inte att ha standardiserad praxis, utan IT-chefen måste även se till att den följs. Kontinuerlig utbildning är ett viktigt sätt att hjälpa de anställda att bemästra dessa metoder och sluta slösa tid. Vissa anser till och med att detta bör vara huvudprioriteten för den som vill öka kontorets produktivitet, eftersom större kunskaper om tekniken som används innebär att den kan utnyttjas till fullo och att personalen kan göra ett bättre jobb.


Produktiviteten kan enkelt höjas genom införandet av teknik som möjliggör bättre kommunikation och smidiga arbetsflöden.  Det finns förstås alltid utrymme för förbättringar. Med i genomsnitt 25 minuter per dag ... Våra tre tips är en bra början.