BUSINESS BYTES

Få bort flaskhalsar i informationsflödet

  • Postad 9 månader sedan
  • 3 minuters läsning

Flaskhalsar. De kan finnas i alla affärsprocesser, men kontroversiellt nog säger de ibland mer om IT-avdelningen än de gör om den avdelning som får skulden för att sakta ner företagets verksamhet.
Hur? Affärsprocesser kräver oftast datainmatning från flera ställen och interaktioner med flera avdelningar. Ta en titt på ett formulär eller en åtgärdsförfrågan när den färdas genom företagets IT-system och du upptäcker snabbt att det finns olika fält i det digitaliserade formuläret som måste fyllas i av olika avdelningar. Nästan vad som helst när det gäller en anställd, till exempel, behöver uppgifter från HR-systemet. Och en kundförfrågan kan mycket väl kräva en kombination av information från marknadsföring, försäljning, ekonomi och företagets CRM-verktyg.


I likhet med alla kedjor kan en svag länk stoppa upp en hel process och avdelningen bakom den kanske inte är medvetna om de problem som de orsakar längre fram i processen. Så när IT-avdelningen får kännedom om en flaskhals är rådet normalt att hålla folket i funktionen där systemet saktas ner till svars för vad som går fel. Men om problemet orsakas av dåligt dataflöde från andra håll inom organisationen , vilket är troligt, är det är osannolikt att de kan hjälpa till.

Den goda nyheten är att IT kan hjälpa till att eliminera dessa flaskhalsar. Det är deras uppgift att ha en övergripande roll och förstå processerna som organisationen genomför, eller åtminstone ha en person som har ansvar för att kunna kartlägga detaljerna i alla de olika processerna.



Hur man hittar dem



Det är lätt att föreställa sig att man kan hitta en flaskhals i en organisation genom att helt enkelt göra några testförfrågningar och se var de stöter på problem. Tyvärr gör den komplexa utformningen av till synes rutinmässiga, men ändå oerhört viktiga, uppgifter det svårt att sätta fingret på ett problem såvida du inte startar med grundliga, djupgående kunskaper eller låter olika datauppsättningar samverka för att ge en färdig process. Det handlar också om självklarheten att stora delar av alla affärsprocesser kräver manuell hantering och datainmatning, vilket kan göra det ännu mer komplicerat att identifiera och eliminera en flaskhals.

Många organisationer väljer att ta in konsulter som kan hjälpa IT-chefen att kartlägga och hantera de komplexa, sammanflätade dataflöden och göra det möjligt för IT-funktionen att ta kontroll över processer. Detta handlar inte bara om teknik, även om det är viktigt att förstå komplexa system. Det handlar också om att kartlägga personalen i de olika funktionerna för att förstå hur de arbetar och var de tror att det finns utrymme för förbättringar. Ett par nya ögon kan vara till nytta när det gäller att effektivisera processer och komma fram till var systemet hakar upp sig. Det kan också potentiellt ge företaget nya verktyg för att övervaka och hantera varje affärsprocess.



Hur man rättar till dem



Att hitta ett sätt att prioritera viktigt arbete är ett avgörande första steg för att undvika flaskhalsar och gör det möjligt för ett företag att gå från interna spänningar till att sätta kunden i centrum. En faktura som inte förfaller förrän om en månad, till exempel, är givetvis långt mindre viktig än att klara av pappersarbetet för ett huslån till en person som snart ska flytta. Om ett företag kan prioritera dokument och processer kan de upptäcka att flaskhalsar undviks eftersom alla uppgifter inte behandlas i samma takt, vilket förhindrar att det blir trafikstockning i IT-systemet och ambulanserna inte kan ta sig fram.
Men i slutändan är detta ett område där IT-chefer och deras team kan visa sin styrka och lösa ett affärsproblem genom att tillhandahålla en förbättrad service. Istället för att låta ”ägarna” av varje enskild datauppsättning försöka lösa problem som de kanske inte känner att de orsakar, behöver IT-avdelningen ta ansvar. De måste ta kontroll över hur data flödar inom organisationen och se till att det finns någon som har övergripande kontroll så att de kan sätta fingret på var problemen kan ligga.
Att eliminera informationsflaskhalsar bör vara en prioritet för IT-chefer på organisationer som försöker skaffa sig konkurrensfördelar genom att erbjuda snabbare tjänster än sina konkurrenter, bearbeta beställningar en dag snabbare än sin närmaste konkurrent eller helt enkelt att se till deras konton är uppdaterade och inte orsakar problem bland personal, entreprenörer och leverantörer. Och det första steget för att uppnå det är att ta ansvar istället för att skylla på andra avdelningar.