BUSINESS BYTES

Varför processer bör vara en prioritet

  • Postad 3 år sedan
  • 2 minuters läsning

Brist på tydliga processer på arbetsplatsen kan beröva dina anställda på 25 minuter varje arbetsdag. Vad kan man göra för att ta itu med detta?


Hur ofta ställs du mot väggen och sedan tvekar när någon frågar var ett visst dokument finns? Har du någonsin missat en deadline för ett projekt på grund av att du inte hittade en viss mapp?


Det har hänt oss alla och det är ett vanligt problem på dagens samarbetsinriktade arbetsplatser där anställda arbetar med samma filer. Nästan tre fjärdedelar av anställda uppger att deras organisation har centrala system för fillagring, så det är uppenbarligen inte bristande infrastruktur som är orsaken till problemet.


Det beror faktiskt på att 41 procent av anställda fortfarande sparar dokument på en personlig enhet. Människor tenderar att hitta en process som passar dem – vilket inte alltid är en process som passar företaget. Ofta är de också helt enkelt inte medvetna om följderna av sina handlingar.


Det betyder inte att man inte kan göra något åt situationen. För att bemästra den här utmaningen måste IT-chefer införa standardiserade processer. Det kan låta tråkigt, men det borde vara en prioritet för dem eftersom över hälften av alla organisationer fortfarande saknar konsekventa och tydliga processer.


Det räcker dock inte med att enbart införa system, eftersom de är överflödiga om de anställda inte känner till dem eller inte får någon utbildning. Det här medför att de anställda förlorar tilltron till sin organisations förmåga att lagra och hämta dokument, och uppfattar dem som oorganiserade och ineffektiva. Det här bidrar också till att de använder sina egna enheter.


Det är inte bara de anställda som lider av bristen på tydliga processer, detta har även en direkt påverkan på lönsamhet och produktivitet. Vi tillbringar för närvarande i genomsnitt 25 minuter per dag med att söka efter dokument som har sparats här, där och lite överallt. Det är alarmerande när man tänker på vilket värde det här uppgår till.


I sista hand måste IT-chefer ta sig i kragen för att återvinna sina anställdas förtroende. Det finns ett klart behov av att de tar ansvar genom att planera och införa företagsomfattande protokoll som kommer att förbättra produktiviteten och därmed återföra tilltron till företagets system. När dessa processer väl har tagits i bruk kommer du att häpna över vad man kan uppnå under de där 25 extra minuterna.