Så skyddar du data på arbetsplatsen

Låt inte säkerheten kring skrivaren bli ett problem. Upptäck fyra sätt att skydda kontoret med Canons IoT-säkerhetsrapport

LADDA NER RAPPORTEN

Open plan corporate office with 3 rows of workstation desks

Så gör du dina kontorsenheter till säkerhetstillgångar

Information har aldrig varit så värdefull och lättillgänglig som nu. Flexibla arbetsmetoder blir allt mer populärt och utvecklingen drivs av allt mer kraftfulla mobila enheter, men riskerna som är förknippade med hanteringen av känslig data fortsätter också att öka. För företagen innebär detta en ständig kamp mellan att medarbetare ska kunna arbeta effektivt och att säkerheten ska garanteras i överflödet av anslutna enheter och platser.

Hjärtat i de flesta företag är kontoret, där enheterna och de människor som använder dem möts. Nya innovationer förändrar hur kontorsmiljön ser ut, men den är fortfarande det viktigaste området när det gäller säkerheten. Nya slutpunkter börjar användas på arbetsplatsen varje dag, så IT- och säkerhetsavdelningen måste hela tiden jobba med att minimera säkerhetsriskerna. Många företag har dock en mängd enheter som används dagligen och som riskerar att bli förbisedda. Även om allt fler smartphones, surfplattor och anslutna enheter används så kommer ibland de största hoten från enheter vi tar för givet.

Upptäck fyra sätt att skydda det uppkopplade kontoret med Canons IoT-säkerhetsrapport

Skapa en kultur kring cybersäkerhet

Medarbetarna och tekniken måste tillsammans agera första försvarslinje när det gäller säkerheten på kontoret. Även om nya och avancerade innovationer på arbetsplatsen fortsätter att stå i fokus så kommer telefoner som glöms kvar på tåg, konversationer som hålls på offentliga platser och konfidentiella dokument som ligger kvar i skrivare fortsätta att utgöra säkerhetsrisker. Information bearbetas trots allt i många olika former, och den mänskliga faktorn kommer alltid att finnas där. I uppståndelsen kring Internet of Things (IoT) är det lätt att glömma att anslutna skrivare och scannrar utgör en del av det här växande ekosystemet.

Nästan hälften (47 %) av alla chefer i verksamheter inom EMEA känner till tillfällen när dokument har försvunnit i organisationen, och 46 % säger att medarbetare har tappat bort dokument utanför organisationen. Om du vill läsa mer kan du ladda ned IoT-säkerhetsrapporten. Något måste göras om kontoret ska kunna bli en meningsfull del av informationssäkerheten.

När du skriver ut dokument som innehåller känslig information är det till exempel viktigt att pappersutskrifterna endast blir tillgängliga när avsändaren fysiskt kan hämta dem från pappersfacket. Utan denna viktiga åtgärd och en säker utskriftslösning kan informationen ligga oskyddad offentligt.

Det här kan tyckas vara en obetydlig försumlighet, men en felaktig datahantering kan få stora konsekvenser. Risken för att dra på sig böter och att i förlängningen gå miste om affärer kan skada organisationen på lång sikt. Om medarbetarna däremot är utbildade och informerade kring det egna ansvaret när det gäller dataskydd så utgör de den bästa försvarslinjen mot potentiella problem.

Open plan corporate office with 3 rows of workstation desks

Skydda din maskinvara

Att underhålla ny och befintlig maskinvara kan också innebära säkerhetsproblem eftersom äldre enheter ofta förbises.

Ta skrivaren som exempel. Den används fortfarande varje dag, den är ansluten till företagsnätverket och hanterar ofta organisationens mest känsliga information.

Även om företagsnätverken som de flesta företagsskrivare körs i kan hantera kontroller och säkerhet i viss mån så glömmer många företag att de här enheterna är sårbara utan en säker utskriftslösning. Idag ser många skrivaren som bara ännu en kontorsapparat. Dagens kontorsenheter är dock mycket mer sofistikerade med inbäddade operativsystem och stöd för molnbaserade, integrerade dokumentlösningar.

Företagen måste även komma ihåg att de flesta enheter har en hårddisk på samma sätt som i en dator. Om du ser till att denna data är krypterad och endast kan användas av personer med tillräcklig behörighet, och att de kasseras på ett ansvarsfullt sätt, så minskar risken för oönskade intrång ytterligare.

När det gäller kontorssäkerhet kommer du bara halvvägs med rigorösa riktlinjer och rutiner. Företagen får inte missa de personer och enheter som finns framför näsan på dem, och därmed ramla på första hindret.

Nu när EU:s nya GDPR-lagstiftning (allmänna dataskyddsförordningen) börjar gälla måste företagen skyndsamt gå igenom och omarbeta alla delar av säkerheten på kontoret.

Här är några enkla åtgärder som företag kan vidta för att säkerställa sin efterlevnad. Ännu viktigare är att organisationer måste utbilda medarbetarna på kontoret kring gällande säkerhetspolicyer, och även kring det egna ansvaret för att skydda känslig data.

Om du vill veta mer om informationssäkerhet i din kontorsmiljö, och hur du kan skydda den mot både interna och externa hot, ska du titta på webbseminariet.

4 sätt att förstärka cybersäkerheten på kontoret

32 % av alla företag i Europa har drabbats av cyberbrottslighet. Ta reda på hur du kan skydda ert IoT-anslutna kontor med vår rapport för en säker arbetsplats

LADDA NER RAPPORTEN

Male on computer looking at screen

Liknande lösningar

Upptäck mer

Ta reda på hur Canons lösningar för skrivarsäkerhet kan hjälpa ditt företag


KONTAKTA OSS