Är automatiserade arbetsflöden ekonomiavdelningens framtid?

Hinder på väg mot automatisering

AP-automatisering representerar inte bara en komplicerad transformationsprocess utan även en kostsam. Det har inte undgått företagsledningen heller, vilket beskrivs i AIIM:s rapport Finance and Accounting in 2017: Automating Core Information Workflows, i samarbete med Canon. Faktum är att 25 % av yrkesekonomerna tror att deras införande av en AP-automatiseringslösning inte skulle ha någon upplevd effekt på deras kostnader för fakturahantering. Detta trots att 23 % förutsåg en kostnadsbesparing på 15–20 % genom att driftsätta en AP-automationslösning och att 22 % förväntade sig en kostnadsbesparing för fakturor på 25–50 %. Varför förbises då de påtagliga fördelarna med automatisering?

Det är helt klart något som inte stämmer när det gäller ekonomiautomatisering. Bilden blir däremot tydligare när vi tar hänsyn till att de som redan har investerat i automationsprocessen lämnar positiv feedback i linje med vad alla ekonomiavdelningar strävar efter att uppnå: 28 % har rapporterat kostnadsbesparingar på 25–50 % genom att införa en automatiserad AP-lösning. 24 % av de automatiserade organisationerna rapporterade att lösningen gav dem avkastning efter tre månader eller mindre, medan 36 % fick avkastning på investeringen inom ett år. De här resultaten verkar ändå inte kunna uppmuntra företag som är tveksamma till att anpassa sig till automationsprocessen.
Men kostnader är bara en del av utmaningen. Kultur verkar också stå i vägen för ekonomiavdelningens omstart. Medan en tredjedel (29 %) av företagen menar att en brist på kapital har stoppat deras försök till automatisering, hålls 27 % tillbaka av oro kring att hantera förändringen. Självklart kan en övergång kännas obekväm för vissa, men om ekonomiavdelningen strävar efter att bli en produktiv och proaktiv del av verksamheten är det nödvändigt att anamma en digital översyn.

Företagsledningen måste visa vägen mot automatisering

Det kanske tuffaste hindret att övervinna är äldre system. 22 % av cheferna beskriver automatisering som en lösning som ”varken är anpassningsbar eller i linje med deras aktuella prioriteringar”, vilket resulterar i en motvilja att genomföra automationsprojekt. Ytterligare 23 % säger att det är svårt att prioritera när du hanterar flera projekt på en gång. Den här stora motviljan att verkligen stödja ett automationsprojekt är tydlig. En fjärdedel (27 %) av de anställda menar att de högre chefernas uppmärksamhet och sponsring är ett stort hinder på vägen mot att godkänna AP/AR-automationsprojekt, trots att avancerade processer kan förbättra deras resultat mycket.

Slutligen måste företagsledningen övertygas om automatiseringens potential innan en transformationsplan kan arbetas fram. Medan vissa kanske redan är övertygade om fördelarna, till exempel snabbare leveranstider (46 %), ökad noggrannhet (46 %) och bättre datainläsning (35 %), är det fortfarande en utmaning för företag som saknar digital erfarenhet. Ekonomigrupperna bör därför fokusera på att bygga upp en stark verksamhet för transformering och börja med att lägga fokus på de processer som har störst inverkan på verksamheten och som kräver minimal investering. När ledningen är övertygad om fördelarna kan en bredare strategi för automatisering tas fram.

Det krävs hårt arbete om ekonomiavdelningen någonsin ska kunna anses vara en innovativ funktion som utgör en del av ett företags drivkraft. Möjligheten finns. Automatisering har potentialen att förändra finans, kanske mer än någon annan avdelning, och på så sätt frigöra avdelningen från dess dammiga rykte.