Skapa smartare affärsprocesser med en taktisk transformationsstrategi
Det börjar bli allmänt känt att digital transformation är något som varken kan uppnås med ett enda storslaget projekt eller göra ett kontor papperslöst över en natt. Företag som börjar resan med hanterbara steg genom att identifiera och prioritera processer och arbetsflöden för digitalisering kan skörda vinsterna mer effektivt.
Idag arbetar de flesta organisationerna i en hybridmiljö med en unik balans mellan digitala och analoga affärsprocesser. Före investeringen är det därför viktigt att fundera på vilka processer som är viktigast, mest utmanande och tidskrävande. Många av dessa finns inom HR- och ekonomiavdelningarna.
Ekonomiavdelningen har ett rykte om sig att ha analoga processer och föråldrade system. 88 % av yrkesekonomerna erkänner att de kämpar med att hänga med i verksamhetens mål. I en nyligen genomförd Canon-undersökning svarade en av tre att de hade digitaliserad eller automatisk hantering av leverantörskontra, kundfordringar eller försäljningshantering.
Var börjar du om du överväger digital transformation inom ekonomiavdelningen? Ett av de första stegen bör vara att granska fakturahanteringen. Manuell fakturahantering är ganska vanligt, men kan orsaka stora problem i kassaflödet. Undersökningar visar att andelen mänskliga fel när fakturor fylls i manuellt är mellan 12 och 15 %, oavsett teamets tjänstetid eller erfarenhet. Den bästa lösningen här är att införa automatisk fakturering för att effektivisera arbetsflöden och automatisera datainläsning, validering och matchning av fakturor.
Ett annat sätt öka effektiviteten är att introducera en lösning för automatisk och heltäckande P2P (purchase to pay). En automatisk P2P-lösning minskar tid, pengar och administration där improduktiva och föråldrade arbetsflöden begränsar tillväxtpotentialen och hämmar lönsamheten.
Digital evolution och resan mot ett mer papperslöst kontor står högt på företagens agenda genom deras förmåga att förbättra en arbetsstyrka och öka innovationen. Trots att HR pressas allt mer vad gäller datakunnighet hos anställda och nyanställda fortsätter två av tre företag att hantera sina HR-register på papper.
Digitaliseringen av HR-avdelningen börjar med att man tittar på administrationsprocesser som fortfarande hanteras manuellt. Hantering och arkivering av digitala dokument minskar både kostnader för tid och efterlevnad för anställningsadministrationen.
Automatiska processer som kostnadsersättning, begäran om årlig semester och insamling av anställdas feedback kan ge mer tid åt planering av arbetsstyrka, vägledning för kommande rekrytering och utformning av utvecklingsprogram för utbildning.
Genom att nå ut till finans (t.ex. fakturering) och HR (t.ex. jobbansökningar) och slutligen underbygga affärsprocessers effektivitet i en hel organisation hanterar och arkiverar du inkommande post. Utan rätt system är det tidskrävande att sortera post, fel begås lätt och man vet inte vem som har sett posten och när. Med en digital posthanteringslösning kan all inkommande post samlas in, identifieras, valideras och skickas automatiskt med relevanta indexdata till rätt system eller personer inom bara några timmar. Genom dessa processer kan en digital posthantering sänka driftskostnaderna och förbättra kundservicen.
Företag kan uppleva att olika avdelningar eller funktioner fungerar bra med olika steg av digital mognad och även processerna inom dessa varierar i digitaliseringsgrad. Nyckeln till att förbättra en organisations affärsprocesser är inte att fokusera på målet för ett papperslöst kontor, utan att utveckla en smart hybridlösning som uppnår en balans mellan manuella, digitala och automatiska processer som är perfekta för företaget under dess resa mot digital transformation.
Upptäck hur Canon-lösningen kan skydda företagets mest kritiska information. Läs mer om Canons lösning för styrning av viktiga dokument.
Canons enklare, smartare metod för hantering av fakturor hjälper dig att ta kontroll över kassaflödet
Det är arbetsamt att bearbeta personaldokument för hand – och kostar därför både tid och pengar. Digitalisering av HR visar styrkan i att gå över till papperslöst
Canons digitala posthantering gör att all inkommande post samlas in, identifieras, valideras och skickas automatiskt med relevanta indexdata till rätt system eller personer
HR-avdelningarna måste alltmer tänka på att förbättra personalens data- och digitala kunnigheter
Hur kan ekonomichefer förvandla den ekonomiska funktionen till en vinstmaskin som ökar företagets prestation?
Så här vill digital transformation ge en relevant, engagerande kundupplevelse i en snabbt föränderlig värld
Sökningar har ökat med över 30 % bara i år och visar inga tecken på att sakta in
