Programvara för automatisering av dokumentprocessen
Automatisera dokumentprocessen för att snabba upp arbetsflöden och hålla kostnaderna nere.
Praktiska råd om hur RPA och automatisering kan öka effektiviteten i din verksamhet
Ineffektivitet diskuteras i mötesrummen år efter år. Trots det är det fortfarande ett vanligt och ofta svårlöst problem. Det skulle vara lättare att peka ut en viss avdelning eller ett visst projekt som ansvarigt, men i verkligheten är det ofta små, dagliga flaskhalsar och ineffektiviteter som tillsammans utgör ett storskaligt problem. 15 % av arbetsstyrkan medger att de skriver ut och fyller i pappersformulär som sedan kopieras tillbaka till digitalt format[1], och 55 % av alla chefer tillbringar anmärkningsvärda åtta timmar per vecka med manuella, repetitiva uppgifter[2].
Med teknik som ger nya sätt att minska tidigare manuella uppgifter har det i sin tur blivit en utmaning för IT-funktionen att hantera ineffektivitet. Detta är en möjlighet för IT-avdelningen att visa värde för interna intressenter genom att tillhandahålla nya strategier och lösningar som kan minska kostnaderna och driva effektivare arbetssätt.
I synnerhet för större företag kan ineffektivitet vara ett stort problem. Team och arbetsflöden har utvecklats organiskt under lång tid, vilket ofta ger skillnader i hur funktioner fungerar. Medarbetarna kan i sin tur vara ovilliga att ge upp etablerade sätt att arbeta och vara beroende av en äldre infrastruktur. Sådana vanor kan fungera på daglig basis, men de är inte bästa praxis. I slutänden påverkar de konkurrenskraft och innovation genom att stå i vägen för förbättringar.
HR-avdelningen är ett exempel där man ofta har mycket administration. Processen med att säkra kandidater och ordna intervjuer tar upp mycket organisationstid med e-post fram och tillbaka med dokument som ska skrivas ut, fyllas i, läsas in och skickas, och sedan går ännu mer tid åt att lägga in ny information om de anställda i IT-systemen. Majoriteten av företagen (63 %) uppger att mindre än 50 % av deras HR-processer är automatiserade[3], vilket innebär att det mesta av det här arbetet fortfarande görs manuellt. För HR och ekonomi som i slutänden är kostnadscenter för verksamheten är det ännu viktigare att visa värde för verksamheten genom att minska onödiga kostnader.
HR-avdelningar och företag över hela världen kan lösa det här problemet med IT-avdelningens hjälp. Med rätt teknik för informationshantering har IT-avdelningen en nyckelroll i att driva värde för företaget genom att sänka kostnaderna och öka avkastningen.
Upptäck hur du kan hantera dina data bättre och optimera hämtning och bearbetning av dokument
Ett av de viktigaste sätten att genomföra verksamhetsförbättringar är att utnyttja informationshanteringsteknik, som arbetsflödesautomatisering och RPA (robotprocessautomation). HR och ekonomi är ett primärt mål för här typen av teknik. AP-automatisering (Accounts Payable) är en vanlig strategi som företag använder för att effektivisera och automatisera AP-processer som fakturering, ta bort manuella uppgifter och få bättre överblick och kontroll över viktiga ekonomidata.
Dessa tekniker har etablerade fördelar. Enligt Hackett Group gör högpresterande ekonomifunktioner till exempel 60 % färre faktureringsfel genom att felbenägna manuella åtgärder minskas[4]. Rapporten visar att skillnaden mellan en typisk ekonomiorganisation och en som presterar i världsklass ligger i hur de spenderar sina IT-budgetar. Rapporten sammanfattar att de spenderar ungefär lika stora summor på teknik, men de ledande ekonomiavdelningarna investerar i att modernisera befintliga program och införskaffa nya digitala lösningar.
Förändring kan vara skrämmande, särskilt för medarbetare som inte gillar förändring. Men det är viktigt att betona att ny teknik har påtagliga fördelar för det dagliga arbetet, som att ge medarbetarna möjlighet att fokusera på aktiviteter med högre värde som att identifiera nya möjligheter, säkra nya kandidater och utveckla bättre strategier för att främja tillväxten.
Var du ska börja? Det första steget på vägen är att identifiera var ineffektiviteten uppträder. Med en noggrann utvärdering av de aktuella arbetsflödena kan IT-avdelningarna identifiera problemområden. Hur ser dokumentflödet genom verksamheten ut? Var lägger de anställda tid på strukturerat pappersarbete där man lätt kan arbeta med mallar eller automatiskt färdigställande av ett digitalt system?
Var går information förlorad eller blir svår att spåra? När det gäller datasäkerhet och efterlevnad har det aldrig varit viktigare att ha ett starkt grepp om hur information hanteras i organisationen. Automatisering ger fördelar även här. Det går inte att spåra var medarbetarna lämnar fysiska CV-kopior på kontoret, men digitala och automatiserade arbetsflöden säkerställa att känsliga dokument som CV spåras under hela livscykeln. System kan ge information om vem som öppnade dokumentet, vem det skickades till och var det finns i lagringssystemen.
Utvärdera först. Ta sedan fram en handlingsplan som i första hand riktar in sig på omvandlingar som ger kortsiktig avkastning på investeringen. Även om det kan verka oöverstigligt kan automatiserade administrativa processer snabbt ge värde i företaget.
Automatisera dokumentprocessen för att snabba upp arbetsflöden och hålla kostnaderna nere.
För snabba och smidiga arbetsflöden och processer.
Information är valutan i vår digitala värld. Upptäck hur du kan använda företagets potential
Hur effektiv datahantering driver digital framgång
Caroline Sefass, CIO på Canon, ger sin syn på IT-teknikens framtid