Affärstransformation

Hantera data på en modern HR-avdelning

Uppnå effektiv och förenlig informationshantering

Ladda ner guiden

Digital transformation av framtidens HR

Maxa HR-avdelningen

Ladda ner guiden

Two men play table football

Uppnå mer insiktsfull, effektiv och förenlig informationshantering

Företag samlar in och hanterar mer data än någonsin. Traditionellt sett har HR-avdelningar hanterat kontrakt, pensionsinformation och löner, men framsteg inom digital teknik innebär att ledande HR-avdelningar mäter och samlar in information från många fler källor, från engagemang i sociala medier till produktivitetsuppgifter.

Men det är inte alla HR-avdelningar som har kommit så långt. Faktum är att många HR-avdelningar kämpar med att påbörja sin digitala transformation, och de håller på att ta de första stegen på sin resa. Det har aldrig varit så viktigt att lära sig grunderna eftersom dålig informationshantering kan riskera att avdelningarna får GDPR-böter. Vilka är stegen för att uppnå mer insiktsfull, effektiv och förenlig informationshantering?

Steg 1: Säkerställ regelefterlevnad

Regelefterlevnad måste vara varje HR-avdelnings högsta prioritet, särskilt efter införandet av GDPR. Diskretion har alltid har varit viktigt, men om en organisation inte kan skydda känslig information kan den nu dessutom få stora böter. HR-avdelningen förfogar över en del av de känsligaste personuppgifterna i hela verksamheten, från hemadresser till klagomål om trakasserier.

Känslig information kan inte längre förvaras i arkivskåp. En nyckel och ett lås ansågs tidigare vara tillräckligt säkert, men nu lever vi i en digital värld. När det gäller granskning och regelefterlevnad måste organisationer kunna visa vilken information de har, snabbt och effektivt. Hur kan företag göra anspråk på att uppfylla GDPR, om de inte är 100 % säkra på vilken information de lagrar i organisationen? Det här är en stor utmaning för företag som fortfarande till stor del arbetar med pappersbaserade arbetsflöden och inte kan göra en enkel sökning i alla pappersdokument de har eller med säkerhet kan säga hur många kopior som finns.

Som jämförelse har organisationer som endast använder digitala arbetsflöden en mycket mer transparent översikt över vilken information som lagras, var den lagras och vem som har åtkomst till den. Genom att introducera digitala arbetsflöden kan HR hjälpa till att etablera rutiner som uppfyller reglerna, både på avdelningen och i hela verksamheten.

Two colleagues smiling, working at a laptop in a kitchen

Steg 2. Öka effektiviteten

Regelefterlevnad kan ha högsta prioritet, men effektivitet bör vara nästan lika viktigt. Organisationer blir alltmer intresserade av att mäta HR-processerna – hur engagerade är medarbetarna? Hur produktiva? Kan man se några mönster för medarbetare som slutar? När mängden data som samlas in ökar, lägger HR-avdelningarna ännu mer tid på att hantera och bearbeta dem.

Organisationer bör sträva efter att ha en datastyrd HR-strategi. Men utan rätt strukturer på plats blir HR-personalen överväldigad av datainmatning och långdragen handläggning. Med det i åtanke måste HR-chefer ta hänsyn till sina nuvarande arbetsflöden och om modellen kan anpassas för att stödja nya funktioner.

Är de aktuella arbetsflödena till exempel redan mer tidskrävande än de måste vara? Hindrar det din avdelning från att använda en mer värdefull datastrategi? Kommer de nya uppgifterna leda till ytterligare manuellt arbete för HR-teamet? Ofta är svaret att HR-avdelningar inte är anpassade för de här nya funktionerna eftersom HR redan använder sin maximala kapacitet.

I den här situationen måste företagen fundera över hur digitala verktyg och automatiseringsverktyg kan hjälpa till. Genom att införliva sådan teknik kan företag minska den tid som läggs på administrativa uppgifter med lågt värde. Det här förbättrar inte bara effektiviteten hos HR-teamen idag, utan gör även att det finns en struktur som stöder mer komplexa och datadrivna funktioner i framtiden.

Steg 3: Skapa värde

Organisationer som befinner sig i mer avancerade stadier av den digitala transformationen bör överväga hur de kan skapa mesta möjliga värde ur sina data. Nu utnyttjar många HR-avdelningar inte den fulla potentialen i sina data: mer än 97 % av HR-avdelningarna samlar in mätvärden, men 95 % upplever problem med den här processen, ofta på grund av osäkerhet över vad som ska mätas.

Företag bör inte slösa bort resurser på att analysera standardfaktorer för att de känner att de måste göra det. Dataanalyser bör utformas för att lösa specifika affärsutmaningar. Som ett första steg är det viktigt att ta reda på vilka de är – brukar medarbetarna exempelvis sluta efter en viss anställningstid? Företagen bör sedan analysera vilka omständigheter som leder till att medarbetare lämnar organisationen och när orsakerna har identifierats ska de ta itu med och lösa dessa problem.

Organisationer utvecklas för att bli mer datastyrda, och när de blir det förväntas interna avdelningar följa med och ta på sig nya ansvarsområden. HR-chefer har en viktig roll i att hantera den här processen på sin avdelning. Trots andra prioriteringar för interna intressenter måste regelefterlevnaden alltid stå i centrum, med tanke på den ofta känsliga information som hanteras. Dessutom kan HR-avdelningens transformation inte bara bli något som måste betas av. Utan HR-cheferna måste se till att rätt strukturer och processer finns på plats för att hjälpa HR-teamen att bli så effektiva som möjligt, så att de kan fokusera på organisationens mest värdefulla tillgång, medarbetarna.

Liknande lösningar

Upptäck mer

Förbättra datahanteringen

Prata med vårt team