Eftersom många europeiska länder fortsätter att hantera nedstängningen och potentiellt påbörja sin resa mot det normala¹ är det dags för företag att tänka på framtiden för sina fysiska kontor. Att återvända till kontoret ser olika ut i olika länder och olika organisationer, och enskilda personer har sina egna funderingar och prioriteringar.

Forskning tyder på att hybridarbetsplatser är här för att stanna, och distansarbete fortsätter troligen att vara en viktig del av många yrkesverksammas liv. Opinionsundersökningar visar att människor ser det stora värdet av att arbeta med kollegor på ett fysiskt kontor samtidigt som de får fördelarna med att arbeta hemifrån, där flexibiliteten i hybridarbete tillgodoser olika behov. En undersökning visade att ungefär tre fjärdedelar av de anställda vill arbeta delvis på kontoret² (en fjärdedel heltid, hälften 50 %, en fjärdedel helt hemifrån) medan en annan undersökning visade att 94 % av de anställda vill återvända till sitt kontor minst en dag i veckan³.

Bland föräldrar som arbetar i Storbritannien vill bara 13 % gå tillbaka till ”det gamla normala”⁴, medan två tredjedelar av generation Z och generation Y vill arbeta permanent hemifrån⁵. En del av det här kan bero på rädsla och oro. En omröstning visade att arbetare i Storbritannien, Spanien, Frankrike och Tyskland i stort sett var negativa till att återvända till kontoret⁶. I en annan brittisk undersökning var 44 % specifikt oroliga för de potentiella hälsoriskerna⁷. För vissa uppgifter och i vissa arbetsmiljöer finns inget direkt samarbete, så om ett företag ska få fördelar av att upprätthålla ett fysiskt kontorsutrymme är det viktigt att personalen kan känna sig trygg. För IT- och kontorschefer innebär det att se till att kontorsutrymmet är säkert och uppfyller de föränderliga behoven för ”det nya normala”.

Cirka 88 % av företagen säger att de omvärderar hur mycket utrymme de behöver och hur förändringar som görs nu kan ge fördelar för dem och deras personal. Många vill decentralisera sin verksamhet till mindre regionala grupper av anställda med satellitkontor och gemensamma utrymmen närmare de anställdas hem. Det kan ge större flexibilitet och locka nya medarbetare.

Det blir viktigt för företag att se till att de får ut mesta möjliga av sina fastighetsinvesteringar, samtidigt som de hjälper människor att samarbeta och röra sig mellan flera platser – även över hela världen.

Tekniken spelar en viktig roll i den här förändringen. Anställda kan ansluta till kontorsenheter, t.ex. skrivare, smidigt var de än befinner sig. Oavsett vilka förändringar som görs måste företag balansera anpassningar med säkerhetsfrågor.

När företagskontoren förändras i sitt utseende och sin funktion kan även de anställda se att deras arbetsdag förändras. Vissa företag överväger flexibla arbetstider och envägssystem, med möjlighet till inträde via beröringsfri teknik som RFID-aktiverade ID-kort, ansikts- eller röstigenkänning eller QR-koder.

På kontoret kan personalen använda appar för all dokumenthantering, som utskrift och scanning, från sina telefoner och mobila enheter. Skrivare kan till och med servas via en app för att undvika fysisk kontakt. Alternativt kan röstigenkänning, QR-koder och NFC användas för att styra kontorsenheter. På nödvändiga beröringspunkter, t.ex. skrivarens touchskärmar och mediebehållare, kan antimikrobiell film hjälpa till att stoppa spridningen av virus. När filmen har applicerats är den aktiv dygnet runt i upp till fem år, längre än en genomsnittlig enhets livslängd. Det gör att personalen kan upprätthålla standardprocesser för rengöring och undvika att rengöra viktiga delar, vilket kan skada tekniken. Filmen kan vara avgörande för att enheten alltid är tillgänglig och kan användas som vanligt, på ett säkert sätt.

Det här är den viktigaste faktorn när vi öppnar företagskontoren igen: Det gör att personalen kan känna sig trygg med att återvända till sin arbetsplats. När många lokaler har varit stängda för anställda i ett år eller mer kan tanken på att återvända orsaka oro, och hygienen i utrymmena är en prioritet. Det är viktigt att personalen kan känna sig bekväm och avslappnad, och att de känner att de kan arbeta produktivt och hantera sin tid på ett effektivt sätt. För faciliteter och IT-personal är listan över överväganden lång. Ny teknik, lösningar och processer kan minska en del av den stressen.

Canon kan stödja ditt företag när du öppnar din delade arbetsplats igen. Besök hubbsidan om du vill veta mer om hur du gör ditt arbete enklare och säkrare.

Besök hubbsidan om du vill veta mer