ARTIKEL

Hantera det förändrade inköpslandskapet

Så håller du jämna steg med lagstiftning och efterlevnad inom inköp

Ladda ner guiden

Strategier för att möta de växande efterlevnadsutmaningarna inom P2P

Läs Canons guide för att göra ditt företag transparent, ansvarsfullt och säkert

Ladda ner guiden

Man presents financial information to meeting

Dilemmat med efterlevnad inom finansfunktionen: GDPR och mycket mer

Den snabba förändringen som påverkar moderna ekonomiavdelningar ser hur innovation, till exempel automatisering och artificiell intelligens, förs in i en traditionellt analog affärsenhet. Det kan vara en utmaning att uppfylla efterlevnaden i linje med teknisk innovation för företag som vill öka takten för digital förändring samtidigt som det regelmässiga landskapet förändras.

Inom finansvärlden har efterlevnad traditionellt sett fokuserat på interna policyer och föreskrivna processer, där företag sätter in pragmatiska kontroller för att säkerställa att beslut om utgifter är i linje med organisationens intressen. Idag finns det också allt fler externa önskemål om ytterligare hänsyn som behöver tas när det gäller efterlevnad. Oavsett om det gäller den dataskyddsförordning som nyligen infördes (GDPR), eller andra lagar gällande mutor, eller skyldigheten att rapportera betalningsvillkor, finns det ett växande antal efterlevnadsfrågor som inköps- och ekonomiavdelningar måste ta hänsyn till.

Utmaningen för alla ekonomigrupper är att nya digitala lagändringar som GDPR, har införts i en arbetsmiljö som fortfarande till stor del förlitar sig på traditionella, pappersbaserade metoder för arbetsflöden. Faktum är att 66 %[1] av ekonomerna säger att de är mer pappersberoende än någon annan företagsfunktion.

Men oavsett om en ekonomiavdelning är helt automatiserad eller halkar efter i den digitala transformationen är effektiva inköp av varor och tjänster en nödvändig del av alla företag. Därför kan inte, och bör inte, regelefterlevnad hindra processen. Den bör helt enkelt skydda sättet som inköp utförs på genom att öka processens robusthet och garantera säkerheten för alla inblandade parter.

Person looking at map on mobile phone

Lösningen med trevägsmatchning

Dagens inköp är uppenbarligen ingen enkel match. Däremot kan principen om effektiva inköp destilleras i tre steg. Den här processen är ett sätt för avdelningen för leverantörsreskontra eller ekonomigrupperna att säkerställa att en betalning är fullständig och korrekt. I den här processen granskas tre viktiga dokument i inköpsprocessen och representerar hela redovisningskedjan och belyser eventuella avvikelser i syfte att skydda företag från att betala för mycket eller att betala för varor och tjänster som inte har levererats.

Processen med trevägsmatchning för fakturor handlar helt enkelt om att matcha information i en inköpsorder (PO), en mottagningssedel (GRÖN) och en faktura. Om det görs manuellt kan det vara ganska tidskrävande, vilket är varför så många företag väljer att automatisera processen för att minska administrationstiden hos avdelningen för leverantörsreskontra och få värdefulla insikter i leverantörens efterlevnad av leverans och prissättning.

Säkerställ efterlevnad på ett effektivt sätt

För många organisationer handlar det om mer än att bara kryssa i en ruta för att uppfylla efterlevnaden av branschens lagstiftning. Den representerar robusta processer som är avgörande för effektiviteten. Införandet av digital teknik och processautomatiseringsteknik kan göra inköpsprocessen inte bara mer effektiv och transparent, utan även mer redovisningsbar och säker.

“Regelefterlevnad bör vara en utlösande faktor till bättre beslutsfattande i inköpsprocessen. Det auktoriserade institutet för inköp och leverans (Chartered Institute of Procurement and Supply) säger att om företag kan lägga mer än två tredjedelar av intäkterna på inköp kan små förbättringar av processen ha en stor inverkan på hela verksamheten, inte bara på ekonomiavdelningen.”

Ta reda på hur du gör ditt företag transparent, ansvarsfullt och säkert

Liknande lösningar

Upptäck mer

Lär dig att hålla jämna steg med regelefterlevnaden

Prata med vårt team