För företag

Therefore

Vad är dokumenthantering?

Var lagrar din personal dokument och hur söker de efter dokumenten?

  • Mappstrukturen i Windows – en bra, logisk struktur, men används olika från person till person, beroende på deras preferenser.
  • E-postinkorgar – har en personlig mappstruktur, men skiljer sig ofta från den i Windows.
  • Fysiska arkivskåp. De här kan vara personliga, eller särskilt organiserade efter avdelning eller företag, men även i sådana fall skiljer sig strukturen ofta åt beroende på vem eller vilka avdelningar som använder dem.
  • USB-minnen som kan användas till att göra säkerhetskopior för personligt bruk eller till att överföra dokument till olika lagringsplatser.

Ofta används alla dessa fyra alternativ parallellt, vart och ett innehållande en del av informationen, som kan vara mer eller mindre aktuell. Resultatet blir en mycket osäker situation och risken är stor att dina dokument försvinner, hamnar i orätta händer, stjäls eller förstörs.

Det finns två huvudsakliga problem:

  • Den hierarkiska trädstrukturen. Även om det är ett tydligt och logiskt sätt att spara dokument, skiljer sig hierarkierna åt eftersom alla människor har olika jobb och tänker på olika sätt. När system blir stora och innehåller information från fler än en person blir det här ett stort problem.
  • När personer börjar kopiera dokument så att det finns en kopia i varje lagringsstruktur, t.ex. i sina e-postinkorgar, på lokala hårddiskar, på nätverket eller på USB-minnen, blir det svårt att hålla reda på vilken version som är den senaste.

Lösningen är att ni slutar använda den hierarkiska trädstrukturen och istället ställer vi bara två frågor:

  • Vilken typ av dokument är det?
  • Hur vill du märka ditt dokument så att du kan identifiera det?

Om du till exempel vill lagra ett kontrakt kan du märka det direkt från skärmen på en multifunktionsenhet innan du lagrar det i dokumenthanteringssystemet Therefore. På samma sätt kan du märka dokument från praktiskt taget alla datorprogram.

Märkningen ersätter på ett effektivt sätt alla typer av hierarkiska strukturer, och eftersom alla med åtkomstbehörighet kan hämta dokumentet från en central lagringsplats måste de inte längre kopieras. Nu har du bara en plats där du lagrar, söker efter, distribuerar och skyddar dokument.

Det här är det fina med dokumenthanteringssystemet, men det är också bara början på vad som är möjligt. Det inkluderar även

  • dokumentarbetsflöden
  • e-postarkivering
  • buntscanning
  • dokumentsäkerhet
  • automatisk inläsning av dokumentutdata från informationssystem
  • katastroflagring på säkra media.  

 

spacer
					image
Ladda ner
Therefore™ Video
Mer information
Varför ska du välja Therefore™
Therefore™-skalbarhet
Therefore™-komponenter
Therefore™-funktioner
Integrering av Therefore™
Therefore™ start
imageRUNNER ADVANCE