Affärstransformation

Smartare datainhämtning: nyckeln till enklare informationshantering

Minska ineffektiviteten och stöd transformationen

Visa/hämta guiden

Woman with brown hair and wearing a yellow top carries paper in both hands

Kaos i datahanteringen

Information är en bra tillgång i affärsvärlden. Det leder till styrelserumsbeslut. Det hjälper ekonomichefer att förutsäga vinsten. Det gör att vd:ar kan ta pulsen på sin organisation och upptäcka ett problem innan det blir alltför stort. Även om alla företag har ambitionen att bli mer ”datastyrda” och ”insiktsdrivna” hindras många av problem med hanteringen av den information som flödar in i och ut ur organisationen. Faktum är att nästan en fjärdedel (23 %) av företagen beskriver sin hantering av inkommande information som ”kaos”[1]. Än mer oroväckande är att 34 % säger att dålig informationsstyrning gör organisationen sårbar för rättstvister[2].

Varför är det så svårt att hantera information? I slutändan handlar det om den stora mängd som vi numer måste hantera. Dataexplosionen är verklighet[3]: 2010, skapades två zettabyte (eller två miljarder terabyte) data över hela världen. För 2020 förväntas siffran uppgå till 50,5 zettabyte, 2025 tyder prognoserna på att volymen har ökat till 175 zettabyte. Traditionella sätt för att behandla information knakar nu under tyngden. Så hur kan företag minska den här enorma påfrestningen? Ett av de enklaste sätten är att titta på det första steget – hur informationen hämtas in.

Datainmatning: under utveckling men fortfarande närvarande

Om vi går tillbaka till tiden innan datorer var informationsinhämtning samma sak som manuell dokumentation. Dokument, t.ex. fakturor, ansökningsbrev och kundkommunikation som skickats in med post. Den här pappersbaserade informationen öppnades, lästes och arkiverades, och anställda ägnade tid åt att skriva in den i loggböcker och liggare.

När datorerna gjorde sitt intåg började datainmatningen digitaliseras genom att de anställda skrev in information i kalkylblad och digitala mallar. Ändå får företag fortfarande information i flera format, från fysiskt papper till PDF-filer. Den här delvisa digitaliseringen, eller hybridmiljön, ökar komplexiteten i informationshanteringen i moderna företag.

De anställda får bära merparten av bördan. De lägger dyrbar tid på att kopiera information från tryckta dokument till digitala mallar och scannar dem för att de ska kunna arkiveras i digitala register. Även data från redan digitala dokument, t.ex. PDF-filer, måste ofta överföras manuellt till rätt mallar för att behandlas. De här administrativt tunga arbetsflödena har omfattande konsekvenser, vilket gör hela företaget ineffektivt.

Guide till bättre informationshantering

Läs om hur du kan hantera dina data på ett bättre sätt och optimera dokumentfångsten och -bearbetningen

Visa/hämta guiden

Woman sits on blue chair in front of a plant and talks to two people

Så här ökar du effektiviteten

IT-avdelningarna har en viktig roll att spela när det gäller att lösa det här problemet. Ett av de enklaste sätten att göra det på är att utvärdera hur data hämtas in inom organisationen. Hur kan företagets informationsarbetsflöden byggas kring den befintliga hybridmiljön? I slutändan går alla företag mot en allt mer digital framtid, så fokus bör ligga på att standardisera information till centraliserade digitala format, vilket innebär ett mervärde för verksamheten.

Som tur är tar framsteg inom inhämtningstekniken bort behovet av manuell inmatning och överföring av data.

Extrahera intelligens

Framsteg inom AI- och dataextraheringsteknik – som OCR (Optical Character Recognition) för att överföra skriftlig information från strukturerade och ostrukturerade format – gör det möjligt att extrahera värde från alla typer av dokument. Oavsett om det är ett digitalt eller fysiskt dokument kan avancerade inhämtningslösningar extrahera innehåll från alla dokument och omvandla det till data som är redo att användas.

Den här processen gör det även mycket enklare att hitta information i de här dokumenten eftersom data kan indexeras. Genom att göra dessa data lätta att hitta, extrahera och behandla leder inhämtningslösningar till andra möjligheter, till exempel enklare dokumentanalys och säkrare lagring. Om informationen i ett dokument är taggad eller indexerad blir det enklare att tillämpa regler för säkerhets- och efterlevnadskrav för lagring av de dokumenten.

Viktigast av allt är att genom att automatiskt extrahera data från dokument i flera olika format kan intelligenta inhämtningslösningar drastiskt minska den tid personalen lägger på manuella administrationsuppgifter, som datainmatning.

Dags för transformation

Anställda uppskattar att de slösar runt en kvart om dagen på administration[4]. Alla företag bör prioritera att omvandla den här tiden till värdeskapande aktiviteter. Ineffektivitet är fortfarande ett vanligt och ingrott problem i moderna företag, men det finns enkla sätt att motverka det här och en avgörande faktor är smartare inhämtning.

För IT-team som funderar över vad de ska investera i är det bästa sättet att identifiera de dokumentintensiva avdelningarna där mycket tid ägnas åt datainmatning och databehandling. Det här är de avdelningar där investeringar i bättre teknik för inhämtning och automatisering kan innebära ett verkligt värde för företaget, att snabba upp behandlingen, sänka driftskostnaderna, öka säkerheten och leda till förbättringar av effektiviteten i stort.

Liknande lösningar

Upptäck mer

Läs mer om hur du eliminerar datainmatning

PRATA MED VÅRT TEAM