Varför datasanering är nyckeln till digital transformation

Hur effektiv datahantering leder till digital framgång

För bara fem år sedan ansågs termen ”digital transformation” som ett modeord men nu håller två tredjedelar av alla företag (63 %) på med det ”i stor omfattning” enligt vår forskning bland 950 IT- och affärsbeslutsfattare i Frankrike, Tyskland, Italien och Storbritannien.

Men det finns mycket kvar att göra eftersom forskningen tyder på att det finns en tendens till dåligt samarbete mellan IT-avdelningen och de andra avdelningarna i transformationsprojekt. Tre fjärdedelar av företagen (75 %) tror till exempel att det är ”något som IT-avdelningen gör” när det faktiskt har konsekvenser för och kräver att hela företaget deltar. 65 % av de svarande säger att enskilda avdelningar genomför egna digitala transformationer, vilket är ett tecken på att arbetet fortfarande sker mycket isolerat.

Företag är dessutom pressade att genomföra den digitala transformationen snabbt. Som resultat av det uppger nästan en tredjedel av de svarande (30 %) att tekniken inte har implementerats på rätt sätt, 29 % säger att de inte har informerats om förändringen på ett bra sätt och 28 % säger att den digitala strategin är dåligt genomtänkt. Med tanke på de observationerna är det inte så konstigt att de flesta av företagen (94 %) sa att de stod inför stora utmaningar när det gäller att tillhandahålla digital användning på funktionsnivå.

Datasanering på rätt sätt

När du arbetar med datasanering är det första kravet ett system för tillförlitlig analys. Genom att använda en programvarulösning, Managed Print Services eller process till att granska hela datauppsättningen kan du identifiera vad du har, klassificera informationen och rensa innehåll som är överflödigt, föråldrat eller oviktigt.

Efter dina datasaneringsåtgärder är det viktigt att införa datastrategier som ser till att så lite innehåll som är redundant, föråldrat eller oviktigt som möjligt lagras och delas. Här är tre frågor som alla IT-beslutsfattare bör ställa sig när de skapar sin datastrategi:

1. Vad kan jag göra för att minimera överflödigt material?
   
   Utveckla en strategi som gör det möjligt för dataresurser att flöda mellan och användas av flera avdelningar för flera olika syften. Tänk på om du ska återanvända eller återskapa och skapa för varje resurs.
   
   
2. När är det bästa tillfället att fånga informationen?
   
   Det är viktigt att fånga informationen så tidigt som möjligt under processen och så nära den första beröringspunkten som möjligt. Du kan fånga informationen via olika kanaler, som mobila enheter, som data i elektronisk form eller som bilder som scannats på fjärrkontor.
   
   
3. Hur använder jag tekniker för fångst och igenkänning på bästa sätt?
   
   Du måste se till att tekniker som optisk teckenigenkänning, datafångst, analys och automatisk klassificering är integrerade med viktiga företagssystem som företagsresursplanerings-, kundrelationshanterings- och innehållshanteringssystem.
   
   Det kan vara tidskrävande och kostsamt att sanera data men det är viktigt för att kunna genomföra digitala transformationer på ett effektivt sätt. Genom att ha rätt program och verktyg för informationsstyrning och genom att använda analyser som är anpassade efter dina policyer och processer kan du underlätta datasaneringen och uppfylla dina mål för digital transformation.