Simplify, Leeds City Council optimise their print service using Canon document solutions

Leeds City Council: Bli bäst med små medel

Utmaningen

Leeds City Council levererar viktiga supporttjänster till 700 000 medborgare och är därmed den näst största stadsmyndigheten i Storbritannien. Och de vill bli den bästa – både när det gäller kvaliteten på de tjänster som erbjuds och hur de levereras. I en tid av åtstramning och nedskärningar i den offentliga sektorn är det ett utmanande mål.

De ville förbättra produktiviteten och samtidigt skära ner på utskriftskostnader och utskriftsavfall och de ville även göra ändringar i hur människor får tillgång till offentliga tjänster. Helena Phillips, Chief Officer of Shared Services, förklarar: ”Mer och mer kommunikation sker via digitala kanaler och utmaningen vi står inför är att utveckla de tjänster vi erbjuder med allt mindre budgetmedel.”

"Vår prioritet var att införa en smart utskriftslösning som skulle spara pengar och frigöra tid åt oss alla."

Simplify, Leeds City Council boost productivity through Canon’s printing and document management solutions

När det gällde att identifiera ineffektiva områden var deras utskriftstjänst en uppenbar kandidat. Utskrift är en grundläggande IT-funktion för de 12 500 anställda, men flottan av nätverksanslutna och fristående enheter var svår att hantera och underhålla. Managed Print Services Manager Louise McCarthy minns att ”Min grupp ägnade sina dagar åt att hantera fel och försöka minimera störningarna. Vår prioritet var att införa en smart lösning som skulle spara pengar och frigöra tid åt oss alla.”

Canons lösning

I nära samarbete med myndigheten utvecklade Canon en utskriftslösning för hela företaget av varumärket PrintSmart. Denna bestod av 850 avancerade multifunktionella enheter (MFD) i svartvitt och färg samt en integrerad faxserverlösning i ett enda hanteringssystem.

"Canon antog direkt rollen som strategisk partner snarare än en leverantör."

För att hjälpa kunden att införa PrintSmart på bara ett halvår introducerade Canon videoundervisning online samt ett träningsprogram för att skapa ”super users” som kunde visa sina kollegor hur det förbättrade systemet används. Service & Infrastructure Manager Andrew Byrom menar att ”Canon antog rollen som en strategisk partner snarare än en leverantör. Gruppmedlemmarna var helt dedikerade och överträffade sig själva varje dag – särskilt under den utmanande övergångsfasen. Tekniken var så bra och enkel att använda att de anställda bara välkomnade den.”

Fördelar

PrintSmart visade en omedelbar ekonomisk effekt – en besparing på cirka 30 % av värdet för det föregående avtalet under det allra första året och mer än 400 000 pund hittills. Genom att byta ut skrivarna mot färre och mer kostnadseffektiva MFD:er minskades antalet enheter med 39 %, vilket ledde till en minskning med 25 % av utskriftsvolymen bara under det första året. De miljömässiga besparingarna var även de imponerande. Ungefär 1 007 318 kg växthusgaser och 18 139 träd har sparats under det första året och Leeds är på god väg att bli en stad med lägre koldioxidutsläpp.

"Förbättringen har varit dramatisk. Små förändringar såsom synligheten av skrivarköer och individuell PIN-åtkomst bidrar till att dokument inte tappas bort och sparar tid."

Det har även skett en stor ökning av produktiviteten förklarar Jo Miklo, Head of Business Administration: ”Förbättringen har varit dramatisk. Små förändringar såsom synligheten av skrivarköer och individuell PIN-åtkomst bidrar till att dokument inte tappas bort och sparar tid vid hämtning av dokument. De enkla datascanningsfunktionerna gör det även möjligt för oss att svara snabbare på medborgarnas förfrågningar.” Driftstoppen har i princip eliminerats och enligt Andrew Byrom är det tydligaste tecknet på framgång att han inte har fått några klagomål på flera månader.

Det har även skett betydande förbättringar av datasäkerheten. Den avancerade faxlösningen till exempel, som används för utbyte av information mellan sjukhus och skolor, garanterar att känslig information hanteras säkert. Nya funktioner såsom individuell PIN-åtkomst och automatisk borttagning av utskriftsjobb efter 24 timmar har även lett till betydande förbättringar inom området.

En digital myndighet

Med Canons hjälp eftersträvar Andrew Byrom att minska myndighetens utskriftsvolym med ytterligare fem procent varje år. Med hjälp av systemets detaljrapporter kommer hans team att ta sig an de avdelningar där de ser dyra utskriftsmönster och lära personalen att minska mängden utskrifter. Målet är att se till att den nya utskriftsinfrastrukturen genererar långsiktig avkastning på investeringen, så att myndigheten kan ta sig an andra förbättringsområden och besparingar.

Simplify, Leeds City Council cut costs and waste, using plug and play technology from Canon

"Genom att ompröva vårt sätt att arbeta har Canon hjälpt oss att bättre betjäna invånarna i Leeds."

PrintSmarts framgång vid myndigheten har identifierats internt som ett exempel på hur stora företagsprojekt ska genomföras. Helena Phillips menar att ”PrintSmart har gjort det enklare att skriva ut och blivit ett viktigt verktyg för arbete i den digitala eran. Genom att ompröva vårt sätt att arbeta har Canon hjälpt oss att bättre betjäna invånarna i Leeds.”

Ta reda på mer

Kontakta oss

Upptäck hur vi kan hjälpa dig att förenkla din verksamhet

Läs mer