Därför är information själva kärnan i varje organisation och så kan du dra nytta av den

Datainsamling blir allt vanligare inom organisationer, särskilt efter omfattande digitalisering efter pandemin. Men dess värde utnyttjas sällan till fullo. Organisationer vet att de behöver samla in data och generera insikter från dem. Men de saknar ofta effektiva sätt att hantera och analysera sina informationsguldgruvor.

Det ligger på IT-cheferna att ställa rätt frågor. Hur samlas data in? Hur analyseras dem? Används dem för att främja bättre beslutsfattande?

Först behöver dock tankesättet ändras. Organisationer har antagit informationshanteringssystem främst på grund av efterlevnads- och säkerhetsproblem. Det är en reaktiv metod som får IT-teamen att hamna på efterkälken.

I takt med att användningen av ny teknik som AI ökar – och i takt med att organisationer hanterar större och mer komplexa datamängder – förändras informationens roll.

Det finns en ökande medvetenhet bland IT-chefer och andra att investeringar i informationshantering inte bara handlar om att kryssa i rutor, utan kan låsa upp dolt värde i organisationer och göra processer snabbare, säkrare och mer givande för medarbetarna.

Bra informationshantering börjar med att optimera informationsarbetsflöden i hela organisationen. Vart det leder beror på hur ambitiösa organisationens beslutsfattare är.

Att förstå hur informationen rör sig genom organisationen är en enkel men viktig del av hanteringen av data i enlighet med efterlevnadskraven. Kraftigt reglerade sektorer, som hälso- och sjukvården och finansiella tjänster, har i stor utsträckning implementerat lösningar för informationshantering. Dessa sektorer måste hantera stora mängder känsliga data, som patientjournaler och personligt identifierbar information, vilket gör att de lägger större fokus på att förbättra informationshanteringen.

Även om dessa sektorer kan ha gått i bräschen för automatisering har detta stora fokus på att stärka efterlevnaden lett till att vissa organisationer missar chansen att utnyttja den verkliga potentialen i sina data.

Tonvikten på säkerhet och efterlevnad har begränsat omfattningen av informationshantering i många organisationer och lett till en alltför optimistisk uppfattning om digital mognad.

Canons forskning visar att företag gör framsteg inom digitaliseringsprocesser: 94 % av företagen uppger att de har implementerat någon form av automatisering. På frågan om informationssäkerhet och digitala processer svarar 78 % av IT-beslutsfattarna att de anser att deras organisationer redan är mogna¹.

Trots den här upplevda mognaden har endast 53 % av IT-beslutsfattarna gått så långt som att implementera de första stegen på sin automatiseringsresa, med automatiska åtkomstbehörigheter som den mest rapporterade funktionen².

Det visar att automatiserade processer inte har tillämpats i så omfattande grad hittills. Vilka åtgärder bör då IT-beslutsfattare vidta för att förbättra detta?

Data är själva kärnan i organisationer. Genom att utnyttja dess värde kan du skapa ytterligare möjligheter och få konkurrensfördelar. Informationen är dock bara värdefull när den rör sig. Eftersom organisationer redan samlar in dessa data i efterlevnadssyfte bör IT-beslutsfattare leta efter sätt att hjälpa olika team att dela information mer effektivt. När rätt personer har tillgång till rätt data är det mycket enklare att optimera processerna.

Inom hälso- och sjukvården kan det till exempel innebära att data som lagras i sjukhusets journaler används för att optimera flödet på akuten genom att identifiera flaskhalsar och ineffektivitet för att minska väntetiderna för patienter. Att ta ett steg tillbaka och omvärdera hur information flödar genom verksamheten kan bli en viktig konkurrensfördel.

Har du hört talas om snurrstoleffekten? Den kväver tillväxten eftersom det är vad som händer när personalen behöver växla mellan flera olika program och system för att kunna utföra rutinuppgifter. Dessutom kan den hindra försök att implementera ny teknik som AI. Genom att ansluta viktiga system och skapa ett enhetligt informationsnätverk gör ett robust program för informationshantering det smidigare att använda ny teknik, samtidigt som det ger högre avkastning med tillgängliga data av hög kvalitet.

Organisationer behöver inte göra det här på egen hand. En strategisk partner med rätt erfarenhet inom informationshantering och affärsprocesser kan hjälpa till att identifiera de mest värdefulla insikterna att sikta på – och tillsammans skapa rätt processer för att få tillgång till dessa insikter. Samtidigt gör en konsekvent plattform det enklare att hantera information i en hel organisation och övervinna silor. En motiverad ledningsgrupp kan driva igenom förändringar och ge den övergripande visionen.

Låt oss uppmuntra till en förändring av uppfattningen. Informationshantering handlar inte bara om efterlevnad. Det handlar om att få en organisation att röra sig snabbare och upptäcka värde på oväntade platser. När organisationer tar till sig budskapet kommer de att vara redo att dra nytta av den teknik som formar framtiden.