Lösningar för hybridarbetsplatsen
Ta reda på hur dina anställda kan fortsätta att utföra komplexa arbetsflöden, oavsett var de befinner sig
Hämta broschyr
Artikel
Skydda din data i tider när allt inte är som vanligt
Hur säkerställer du att företagets data förblir skyddade när gränserna mellan arbete på kontoret och på distans suddas ut på ett sätt som ingen hade kunnat förutse?
Att bygga en säker organisation för distansarbete
Delta i det här webinaret och lär dig mer om fördelarna med säkert distansarbete för medarbetarna och hur du kan anpassa din verksamhet så att den hjälper dig i den här övergången
Arbeta på distans i tider när allt inte är som vanligt
När vi i början av 2020 blickade in i året kunde få av oss föreställa sig hur situationen skulle se ut idag eller vilken enorm förändring som väntade. Men världen förändras på ett sätt som utmanar företag på helt nya sätt. Vi tvingas anpassa oss för att överleva och att arbeta hemifrån har blivit den nya normen för många.
Plötsligt blev den digitala transformation som företag byggt upp stegvis en omedelbar nödvändighet. Men med ont om tid för förberedelser inför en sådan situation – hur säkerställer du att företagskritisk information inte bara flödar som den ska, utan även förblir skyddad i denna miljö där allt inte är som vanligt?
Att hantera information är förenat med risker
Behovet av att skydda känsliga data har inte försvunnit i denna nya värld. Faktum är att behovet av avancerade säkerhetsprotokoll och regler för lämplig användning är större än någonsin. Så vilka utmaningar kring säkerhet på distans står du inför och hur kan du övervinna dem?
Här är några av våra främsta säkerhetstips för säkrare arbete på distans:
1) Säkerställ din policy för arbete på distans – Cyberbrottslingar letar ständigt efter nya möjligheter och denna snabba globala förändring är precis vad de har väntat på. De är duktiga på att titta på ett nätverk och se om någon är en vanlig hemanvändare eller företagsanvändare som arbetar hemifrån. Så om du inte hjälper till att skydda medarbetarna med en policy för säkert arbete på distans kan du snart få uppleva omfattande dataförluster eller till och med blockeras från dina viktiga filer och tvingas betala en stor summa pengar för att återfå åtkomsten
2) Var extra vaksam på nätfiskeattacker – Branschrapporter har visat en stor ökning av förfalskade e-postmeddelanden1 som låtsas erbjuda viktiga säkerhetsuppdateringar, men som istället smittar användarens enhet med skadlig programvara. Se till att medarbetarna som arbetar på distans är försiktiga med e-postmeddelanden som erbjuder denna typ av tjänster och kontrollerar vem avsändaren är samt att e-postadressen överensstämmer med en förväntad mottagare. Om de blir ombedda att klicka på en okänd länk bör de tänka efter innan de följer den
3) Glöm inte bort säkerheten för enheter hemma – När medarbetarna arbetar hemifrån behöver de troligtvis använda den skrivare eller scanner de använder för dagliga uppgifter hemma och dessa enheter har förmodligen inte de vanliga säkerhetsfunktioner som företagets nätverksutrustning tillhandahåller. Alla enheter som ansluts till internet är föremål för potentiella angrepp, så för att skydda företagskritiska data måste du säkerställa att medarbetarna som arbetar på distans har ett privat nätverk som endast kan nås med ett säkert lösenord – som till exempel ändras till något annat än det förvalda lösenordet
4) Och konfidentiellt pappersarbete – Av samma anledning måste du säkerställa att de behandlar företagets papper med samma försiktighet som sina egna viktiga papper, vilket innebär att förstöra eller på ett säkert sätt förvara allt konfidentiellt tills de återvänder till kontoret
5) Den bästa policyn är att ha en – Dokumentsäkerhet är avgörande, så att arbeta hemifrån innebär inte att företagets policyer kan ignoreras. Det är viktigt att påminna medarbetarna om att endast använda program, nätverk och molnsystem som tillhandahålls av företaget. Alla kostnadsfria molnsamarbeten och lagringsverktyg som de kan överväga att använda kanske inte är säkra om de inte först har granskats av dig
Det viktiga budskapet att ta med sig här är att om någon medarbetare arbetar på distans måste du säkerställa att han/hon tydligt förstår hur man upprätthåller samma företagssäkerhet oavsett om man arbetar på kontoret eller hemma i soffan.
Bygga en säker organisation för distansarbete
Nu när vi har betonat vikten av dokumentsäkerhet vid arbete på distans – hur gör du för att bygga upp en övergripande skyddsstrategi?
Den goda nyheten är att det inte är lika komplicerat som du kanske tror. Nu när du är medveten om att viktig information inte bara läcker utanför verksamheten via komplexa angrepp via internet, utan ofta via bristen på enkla datasäkerhetsprocesser, är det dags att granska din informationshantering och upprätta riktlinjer för säkert arbete på distans.
Du måste vara trygg med att du kan skydda företagsdokument och känslig information samtidigt som du upprätthåller efterlevnad med regler för dokumenthantering. Och allt detta utan att påverka medarbetarnas åtkomst till data, information och dokument som de behöver för att utföra sitt jobb.
Du bör ta hänsyn till lagring, hantering, distribution och arkiv som viktiga faktorer under ditt upprättande av informationssäkerhet. Fråga dig själv:
- Vilken insynsnivå har du för närvarande när det gäller dokumentprocesser?
- Kan du spåra användarnas aktivitet?
- Vilket skydd finns för närvarande för att minimera säkerhetsriskerna när dokument rör sig in i och ut ur företaget?
- Är du säker på att endast behöriga användare har åtkomst till känsliga data?
- Är du säker på att alla digitala data endast lagras under den tidsperiod som krävs enligt lag?
Om du är osäker på svaret på någon av dessa frågor, eller om svaret är nej, behöver du se dig om efter en lösning för säker dokumenthantering och -arbetsflöde. Be potentiella leverantörer att åtgärda dessa problem för att säkerställa att du minimerar risken för dataförlust och dyra böter.
Du behöver ett system som kan köras i molnet och hantera ditt arbetsflöde, så att du kan övervaka och granska all företagskritisk information, skydda dina dokument på ett säkert sätt och upprätta policyer för borttagning i enlighet med gällande lagar.
Nu kan företag mer än någonsin tidigare lära sig att inte bara överleva, utan till och med blomstra i dessa tider när allt inte är som vanligt.
Lär dig mer om fördelarna med säkert distansarbete för medarbetarna
Övriga resurser
Arbetsplatsen har omdefinierats, men företagen måste se till att de har gett sina anställda möjlighet att fortsätta arbeta produktivt.
Canons lösningar för hybridarbetsplatser
Oavsett var du arbetar kan Canons heltäckande sortiment av produkter, tjänster och lösningar effektivisera dina processer och fortsätta att stärka din verksamhet
Hämta broschyr
Liknande lösningar
Säkerhet på kontoret
Skydda din nätverksbaserade utskrifts- och scanningsteknik mot cyberattacker och dataförluster med fullständig efterlevnad.
Programvaran Therefore™
Få åtkomst till, importera, integrera, lagra, hämta och jämför information.
Informations- och utskriftshantering
Dokumenthanteringslösningar för dagens företagsutmaningar.
Dokumenthantering
Öka produktiviteten och minska hanteringskostnader genom att justera dokumentarbetsflöden med en hanteringslösning.
Upptäck mer
Är du redo för en framtid med distansarbete?
Ingen av oss kan med säkerhet veta vad som händer i framtiden för våra verksamheter, men med en snabbt föränderlig global situation är det nu dags att permanent bygga in mer flexibilitet i dina arbetsmetoder
Molnet är det nya normala
Så kan molnet hjälpa företag att övervinna utmaningarna kring det ”nya normala”
Guide om hur du skapar en säker digital arbetsplats
Våra lösningar och tjänster kan hjälpa dig att skydda alla dina dokument och känsliga data, utan att påverka andras åtkomst till den information de behöver för att utföra sitt jobb