Artikel

Tips för IT-chefer: Så underlättar du effektivt hybridarbete

Tips för IT-chefer: Så underlättar du effektivt hybridarbete

Canon Camera
Förra året var tufft för IT-ansvariga över hela världen. Ingen kunde ha förutsett de plötsliga och drastiska förändringarna i IT-strategin som företag var tvungna att implementera. Även om vårt sätt att arbeta har genomgått en förändring snabbades den gradvisa utvecklingen på avsevärt på grund av pandemin. Det som tidigare planerades under en stabil treårsplan för digital transformation var plötsligt tvunget att ske nu.

Under de senaste 30 åren har vi sagt hej då till enskilda kontor, till kontorsbås och nyligen till arbete mellan kl. 9 och 17 och till och med till idén om ett kontor överhuvudtaget. Redan före pandemin förändrades vårt arbetssätt till att ske mer hemma och mobilt och medarbetarna ville arbeta effektivt när de befann sig på kontor, i delade utrymmen, hemma eller på en annan filial i landet. Men när pandemin tog fart påskyndades behovet av och hastigheten på transformationen ännu mer, då många företag anammar långsiktiga policyer för distansarbete och arbete på olika platser.

Som ett resultat av dessa förändringar har de IT-ansvariga fått agera informationsarkitekter. Nu svarar de på komplexa frågor som:
  • Hur flödar informationen genom affärsprocesser och program, även när medarbetarna befinner sig på olika platser? 
  • Hur kan vi se till att pappersbaserad information som anländer till kontoret kan göras digitalt tillgänglig för medarbetare som arbetar på distans? 
  • Hur kan vi se till att information på ett säkert sätt kan nås och hanteras från andra arbetsplatser?

För att stödja den här nya mobila arbetsmodellen har IT-avdelningarna behövt genomgå en omvärdering av den teknik som ligger till grund för deras dagliga arbete. Företag behöver en konfiguration som har stöd för enkelt informationsflöde, oavsett arbetsplats. För många innebar det en fullständig uppdatering och en flytt från äldre infrastruktur på plats till molnbaserade program och tjänster.
1.Hålla infrastrukturen enkel

IT-avdelningar har tidigare lagt ned mycket tid på att hantera och underhålla infrastrukturen på plats. Även om det inte var tidsmässigt effektivt var det vanligt på många företag. Följderna av pandemin har lett till att många företagsledare har omvärderat sina vanliga processer, eftersom fortlöpande företagsbesök inte bara är opraktiskt under nedstängningar, utan även gör det omöjligt att genomföra långsiktigt arbete på olika platser eller hybridarbete. Erfarenheten har därför stärkt företagens åtagande att minska beroendet av infrastruktur på plats – ett av de områden som står inför en omvärdering är drivrutinshanteringen.

Drivrutinshanteringen är inte ett allmänt diskuterat ämne, men det är ett problem för IT-avdelningarna, även när enheter och användare befinner sig på kontoret. Hybridarbete ökar bara komplexiteten ytterligare. Arbete i nya miljöer innebär sannolikt investering i nya enheter som är bättre lämpade för distansarbete. Även nya enheter innebär mer arbete för IT-avdelningen, bland annat eftersom de måste se till att de har rätt programvara, drivrutiner och säkerhetskonfiguration.

Användarnas krav varierar beroende på deras roll, vilket får konsekvenser för drivrutinshanteringen. Eftersom fler användare vill ansluta sina egna enheter är det ännu viktigare att skrivardrivrutinerna hanteras och driftsätts på rätt sätt. Genom att övergå till en molnbaserad miljö utan drivrutiner sparar du inte bara värdefull tid när du konfigurerar eller uppdaterar fjärranslutna enheter, utan du säkerställer även att ditt företag inte behöver skaffa mer infrastruktur på plats.

2.Central maskinhantering

En övergång till molnbaserad maskinhantering medför fler fördelar utöver att göra din infrastruktur mer lämplig för distansarbete. Det ger dig centraliserad hantering, vilket gör det enklare för dig att se, hantera och underhålla dina utskrifts- och scanningsenheter.

Du kanske till exempel inte får kännedom om problem som låga tonernivåer, papperstrassel och fel förrän en medarbetare rapporterar om det, och då har problemet redan börjat orsaka förseningar. När enheten är 8 mil bort, på en medarbetares hemmakontor, är det ännu svårare att diagnostisera och åtgärda problemet. Det kan till och med leda till att enheten inte fungerar under en längre tid. Med molnbaserade verktyg kan du övervaka maskinparker och förutse problem som tonerbyte, vilket minskar stilleståndstiden.

Central hantering gör det dessutom enklare att hantera uppdateringar. Om en maskinpark inte är samlad i ett och samma rum är det inte möjligt att uppdatera varje enhet individuellt. Med molnbaserad hanteringsprogramvara kan du enkelt införa nya uppdateringar eller funktioner i hela maskinparken, utan att lämna skrivbordet. Det är bättre för dig och bättre för medarbetarna som får omedelbar åtkomst till de senaste versionerna utan fördröjningar – vilket är särskilt viktigt när det gäller säkerhet.

3.Säkert och effektivt informationsflöde

Det för oss in på säkra och effektiva arbetsflöden. En sak som alla kan hålla med om är att säkerheten är av största vikt. Men IT-avdelningarna måste hitta rätt balans mellan tillgänglighet och skydd. Medarbetarna måste kunna komma åt de dokument de behöver, utan att råka se dem som de inte borde ha åtkomst till. Enkel åtkomst för medarbetarna får inte heller innebära enkel åtkomst för vem som helst, däribland illasinnade aktörer.

Här erbjuder molnbaserade system många fördelar. De ger medarbetarna möjlighet att enkelt komma åt dokument de behöver, oavsett var de befinner sig. IT-avdelningarna kan dessutom hantera säkerheten på ett enklare sätt, vilket gör att du kan konfigurera regler för att tillåta och begränsa användarnas åtkomst till filplatser på servern.

Med molnbaserad maskinparkshantering kan du även hantera det här för utskrifts- och scanningsenheter. Du kan konfigurera och hantera användarprofiler och arbetsflöden från ett centralt perspektiv, vilket gör det enkelt att ställa in regler för åtkomst och informationshantering.

I takt med att vi kliver in i en ny era av hybridarbete kommer IT-avdelningarna i allt högre grad att fungera som ”informationsarkitekter”. Det centrala blir att tillhandahålla verktyg och teknik för att möjliggöra effektivt och säkert arbete var som helst. Ditt företag kanske redan har planer för molnsystem, men det blir avgörande för det här ändamålet, särskilt när det gäller maskinparkshantering. Men det är inte bara en nödvändighet, utan även en möjlighet att förbättra hanteringen av maskinparken i allmänhet, eftersom du enklare kan öka drifttiden och skydda dina medarbetare.

Ta reda på mer om hur framtiden inom IT ser ut på 10 års sikt.

Relaterade produkter och tjänster

Utforska ytterligare

Funderar du på vilka produkter ditt företag behöver?