Åtta sätt att skriva ut på ett säkert sätt med Canons skrivare

Lösningar för säker utskrift är ett viktigt krav i den moderna arbetsmiljön. Önskan om hybridarbete och mer meningsfulla mobila lösningar fortsätter att ställa krav på säkerheten för nätverk och de anslutna enheterna – däribland skrivare.

Oavsett om den används för att skriva ut fakturor, kopiera kontrakt eller scanna känsliga dokument är en allt-i-ett-skrivare fortfarande central på ett kontor. Den skapar bekvämlighet för företag eftersom den är tillgänglig för flera användare på flera platser, men samtidigt ökar även cybersäkerhetsriskerna.

Hur kan man producera papperskopior när man behöver dem och samtidigt skydda konfidentiell information och upprätthålla allmän datasäkerhet?

Canon Europes specialist inom produktmarknadsföring, Zubair Rahim, förklarar att de senaste Canon MAXIFY- och PIXMA-skrivarna har en mängd funktioner för säker utskrift. ”Om du använder en av skrivarna i MAXIFY GX-sortimentet, till exempel modellerna GX4050 och GX3050 för hemmakontor, eller modellerna GX5050, GX6050 och GX7050 för mindre kontor, får du inte bara en hög kapacitet utan även hög utskriftssäkerhet”, säger han.

Efterlevnad av GDPR och andra dataskyddsförordningar över hela världen innebär att företag måste säkerställa säkerheten och sekretessen för personuppgifter. Skrivare utgör en potentiell säkerhetsrisk här, med risk för obehörig åtkomst till konfidentiella data. Även om detta beror mer på processerna än på den maskinvara som företagen använder finns det flera inbyggda funktioner i Canons senaste skrivare som förbättrar utskriftssäkerheten och minskar risken för att företagen bryter mot dataskyddsbestämmelser.

Här beskriver vi de viktigaste åtgärderna som du kan vidta för att säkerställa säker utskrift och skydda känsliga dokument.

• Säker utskrift från och scanning till molnet via Cloud Link
• Ställ in ett administratörslösenord
• Få ut mesta möjliga av fjärranvändargränssnittet
• Övervaka jobbloggen
• Stärk säkerheten med automatiska uppdateringar av firmware
• Aktivera en påminnelse om att avlägsna originalet
• Lägg till en vattenstämpel med stämpel-/bakgrundsutskrift
• Säker utskrift med TLS 1.3-kryptering

Det finns många risker förknippade med att spara känsliga data på en dator. Enheten kan bli stulen eller hackad, och hårdvaran som data lagras på kan sluta fungera eller skadas. Genom att lagra data och dokument i molnet får du ytterligare ett säkerhetslager och kan på ett säkert sätt skriva ut från och scanna till populära molntjänster via Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link.

”Du får åtkomst till Cloud Link via skrivarens skärm, om den har en, eller genom att använda appen Canon PRINT på en smartphone”, berättar Zubair. ”Organisationer kan centralisera dokument i ett delat konto på Google Drive™, Dropbox™, Evernote® eller Microsoft OneDrive® och slipper lagra flera kopior lokalt.”

Nu finns dessutom Google Classroom™ inbyggt i Cloud Link, vilket ger lärare och elever möjligheten att skriva ut delade dokument och scanna direkt till en Google Drive-mapp från skrivaren.

Ett enkelt och praktiskt alternativ är att ställa in ett administratörslösenord och begränsa obehörig åtkomst till skrivaren på nätverksanslutna Canon MAXIFY- och PIXMA-skrivare. Administratören kan ange upp till 20 behöriga användare på skrivaren, som var och en kan tilldelas ett individuellt lösenord. Utan lösenordet går det inte att låsa upp skärmen. På så sätt ser du till att inte vem som helst kan gå fram till skrivaren och skriva ut eller ändra inställningarna. ”Det här är en särskilt användbar säkerhetsfunktion för skrivare på offentliga platser”, säger Zubair. ”Det innebär att du kan konfigurera alla Wi-Fi- och LAN-inställningar och låsa dem med administratörslösenordet.

Dessutom kan du styra vad de behöriga användarna kan göra. Du kan till exempel begränsa kopiering till endast svartvitt, begränsa scanningsfunktioner som att scanna till ett USB-minne (om tillämpligt) eller begränsa åtkomst till molnet via skrivarskärmen.”

Med Canons fjärranvändargränssnitt kan du både aktivera funktioner för säkra utskrifter på skrivaren och styra enheten och användarna på distans.

Du får åtkomst till fjärranvändargränssnitt direkt via en webbläsare eller appen Canon PRINT. Du kan konfigurera skrivarinställningar, utföra underhållsuppgifter och, viktigast av allt, ändra lösenord, begränsa åtkomst samt konfigurera autentiseringsprotokoll för skrivarsäkerhet.

”Du kan hantera alla dessa protokoll via fjärranvändargränssnitt ”, tillägger Zubair. ”Dessutom kan du ändra AirPrint- och Bonjour-inställningar samt hur personer får åtkomst till skrivaren. Det kan vara användbart om du befinner dig på en fast plats, oavsett om det är ett kontor eller ett hem, och du vill att endast användare på platsen ska använda den skrivaren – du kan begränsa IP-åtkomst och endast tillåta att IP-adresser du känner till och litar på får ansluta till enheten.

Om du är en skrivares administratör eller huvudanvändare och misstänker att någon missbrukar enheten eller använder den utan tillåtelse kan du hitta förekomster av användningen i skrivarens jobblogg.

”Det är en enkel utskriftshistorik som gör att du kan spåra ovanliga utskriftsbeteenden”, berättar Zubair. ”Så om det finns en ovanlig mängd utskriftsjobb, eller om jobben har utförts vid tidpunkter när det inte är meningen att någon ska använda skrivaren, kan du (förutsatt att du har ställt in ett administratörslösenord) komma åt jobbloggen på skrivarens skärm, om den har en.”

Att uppdatera firmware på en smartphone, surfplatta eller dator är en rutinmässig del av det moderna livet och det finns ibland även olika uppdateringar för skrivare.

Tidigare var du tvungen att antingen följa anvisningarna på skärmen för att installera den senaste versionen av firmware eller kontrollera skrivarens firmwareversion på enheten. Du kunde även uppdatera den manuellt genom att använda fjärrgränssnittet eller titta på Canons supportwebbplats för att se om en ny version hade släppts.

”Nu har några av de senaste skrivarna, till exempel Canon MAXIFY GX3050 och Canon MAXIFY GX4050, automatiska uppdateringar av firmware”, påpekar Zubair. ”De här modellerna säkerställer att de senaste uppdateringarna installeras.”

Det är viktigt att skydda känsliga uppgifter när du scannar eller skriver ut med allt-i-ett-skrivare. Det är till exempel lätt att glömma kvar ett dokument på glaset så att en obehörig person kan hitta det senare.

För att åtgärda problemet har många nya Canon-multifunktionsskrivare nu en funktion där du kan ställa in en påminnelse som uppmanar dig att avlägsna originaldokumentet.

”När du har aktiverat funktionen visar skrivaren ett meddelande på skärmen om att du har lämnat ett dokument på skivan och ger ifrån sig en ljudpåminnelse ungefär en minut efter att du har scannat eller kopierat något”, berättar Zubair.

Om du skriver ut konfidentiella dokument ger funktionen stämpling/bakgrundsutskrift på modeller i skrivarserierna Canon PIXMA och MAXIFY extra säkerhet.

”Det är nästan som att sätta en vattenstämpel på dokumentet”, säger Zubair. ”Med stämpelfunktionen kan du skriva ut mycket ljus text eller en bitmappsstämpel bakom dokumentdata. Du kan till exempel välja ett datum, en tid eller ett användarnamn för att markera dokumentets känslighet och spåra kopior som försvinner.”

Den senaste versionen av TLS-krypteringsprotokollet (Transport Layer Security) är snabbare och ger förbättrad säkerhet när det gäller anslutning av en skrivare och en router. Canon har introducerat stöd för TLS 1.3 i Canon MAXIFY GX4050 och GX3050.

”Den tidigare versionen – TLS 1.2 – är fortfarande säker och det är det vanligaste krypteringsprotokollet i nätverk”, säger Zubair, ”men vi introducerar TLS 1.3 i våra enheter för att säkerställa att de är i linje med den bättre krypteringen som moderna enheter utrustas med.

”Till skillnad från många praktiska funktioner för säker utskrift som vi har introducerat i våra MAXIFY- och PIXMA-modeller kanske vissa användare inte ens märker funktioner som TLS 1.3-kryptering för dataskydd och stöd för WPA3, som ger bättre anslutning och nätverksskydd mot säkerhetsrisker såsom avlyssning och förfalskning. Men vi gör de här tilläggen i bakgrunden för att säkerställa säkrare utskrift.”

I dessa tider av ständig uppkoppling är det viktigt att känslig information skyddas. Säkerhetsfunktionerna och funktionerna i Canon-skrivare kan bidra till att säkerställa att dina utskrifter är så säkra som möjligt och att informationen i dina utskrivna dokument är skyddad.



Skrivet av Marcus Hawkins